Her er tre eksempler fra KL's nye casekatalog om digitalisering af administrationen.
Casekataloget Mod den digitale administration fra KL indeholder en række stærke cases om digitale projekter med kant. Foto: Getty Images.
Siden jeg afsluttede min uddannelse som journalist fra Danmarks Journalisthøjskole i 1986, har jeg erhvervet mig en bred erfaring med forretningsudvikling, kommunikation og marketing, samt organisation og ledelse på både strategisk og operationelt niveau i privat og offentligt regi.
Jeg arbejder for EG, det offentlige Danmarks mest værdifulde samarbejdspartner, fordi vi tager medansvar for at udvikle den offentlige velfærd gennem digitalisering.
Som redaktør for SamfundsDesign er jeg altid på udkig efter spændende, vedkommende relevante historier om digitalisering af det offentlige Danmark. Så kontakt mig, hvis du sammen med os vil være med til at forankre den digitale forandring, der skal sikre velfærdssamfundet – og når vores børn bliver forældre.
Kontakt og følg Per Roholt
KL har udgivet et casekatalog med en række gode råd og cases om vejen til den moderne offentlige forvaltning. Her får du tre eksempler på de mange cases.
I casekataloget om digitalisering af administrationen har KL udvalgt i alt 26 praksisnære cases indenfor fem områder, økonomi, løn og personale, IT, ejendomsdrift, samt sekretariatsopgaver.
Ideen med casekataloget er at styrke arbejdet med at skabe en sammenhængende digital infrastruktur i den kommunale forvaltning:
- Områderne er desuden udvalgt, fordi de er ressourcetunge og indeholder flere manuelle processer, der kan erstattes af digitale løsninger, forklarer KL-konsulent Mie Thorup, Omstilling- og Udviklingsenheden.
De 26 cases fokuserer på implementeringen af digitaliseringstiltag gennem en række digitale løsninger som tillægsmoduller, RPA-løsninger samt apps. KL har dog også set på de praksisnære greb, der understøtter digitaliseringen i kommunerne. I kataloget har KL helt konkret set på tværs af de 26 cases og udpeget fem greb, der ser ud til at virke i praksis:
Strategisk fokus, hvilket indebærer, at der sættes en retning for digitaliseringen, som gør det nemmere at igangsætte og prioritere mellem de forskellige digitaliseringstiltag, der eksisterer.
Ledelsesfokus og –forankring, hvilket indebærer, at der bliver taget ansvar og givet mandat til at igangsætte nye digitaliseringsinitiativer, samt at de digitale løsninger forankres i organisationen bl.a. gennem fastlæggelse af organisering og finansiering.
Klare mål og gevinstrealisering, hvilket indebærer, at der fastsættes klare mål, så formålet med digitaliseringen bliver tydeligt, og der samtidig følges op på gevinsterne.
Medarbejderinddragelse, hvilket indebærer, at medarbejderne inddrages i udviklingen og kvalificeringen af de digitale løsninger, da de ligger inde med viden omkring arbejdsprocesserne. Det er med til at gøre digitaliseringen mere praksisnær og skabe ejerskab til de digitale løsninger.
Samarbejde med tekniske eksperter, hvilket indebærer, at leverandøren eller tekniske eksperter inddrages sammen med medarbejderne, så digitale og faglige kompetencer kobles.
Læs mere: Her kan du downloade casekataloget
I casekataloget identificerer KL fem administrative støttefunktioner, hvor der i alt er 26 casebeskrivelser. De administrative støttefunktioner er bl.a. udvalgt på baggrund af en undersøgelse foretaget af KL i efteråret 2018, der viser en række områder, hvor der er potentiale for yderligere digitalisering af administrationen.
Her kan du læse tre eksempler på de meget grundigt beskrevne cases i kataloget.
Ansættelse af nye medarbejdere er ofte en tung proces i mange kommuner, der involverer flere personer, og der kan hurtigt opstå fejl og forsinkelser.
Dertil er processen ofte præget af mange manuelle processer, hvor information i form af fysiske dokumenter og mails (personoplysninger, oplysninger om løn, anciennitet, overenskomst og brugerrettigheder) bliver udvekslet mellem den ansættende afdeling, lønkontoret og IT-afdelingen.
Udfordringen for kommunerne er, at processen er meget personafhængig og dermed afhængig af, at alle medarbejdere i de forskellige led ikke laver fejl og derudover husker at videregive oplysninger til det næste led i ansættelsesprocessen.
Frederiksberg Kommune har implementeret et IDM-system (Identity Management System), der fjerner de fleste manuelle processer ved ansættelser og fratrædelser.
Formålet var:
Kommunen valgte at implementere et IDM-system, der taler sammen med lønsystemet og ESDH-systemet.
Casen har identificeret følgende effekter:
Læs artikel: Herbergerne på Frederiksberg går all in på beboer-statistik
Vagtplanlægning skal sikre, at der er det nødvendige personale til at løse opgaverne. Det kan være en kompleks opgave at vagtplanlægge, da det kræver indsigt i mange forskellige arbejdstidsaftaler.
Hertil er vagtplanlægning ofte en opgave, der specielt finder sted indenfor social- og sundhedsområdet, samt ældreplejen, hvor der i nogle kommuner i øjeblikket er mangel på arbejdskraft og hvor optimeringen af brugen af medarbejderressourcerne derfor er vigtig.
Holstebro Kommune har derfor indført et vagtplanlægningsmodul, som er integreret med lønsystemet.
Formålet var at:
Kommunen valgte et vagtplanlægningsmodul, der integrerer med lønsystemet SD Løn fra EG Silkeborg Data.
Casen har identificeret følgende effekter:
Læs artikel En god vagtplan kræver ledelsens opmærksomhed
Fakturabehandling er en af de mest ressourcekrævende processer, når de samlede bogføringsopgaver bliver taget betragtning.
I Esbjerg Kommune vedtog byrådet i forbindelse med budgettet for 2019-2022, at der skulle indføres automatisk fakturahåndtering på alle områder.
Besparelserne i forbindelse med projektet skulle allerede udmøntes i de enkelte forvaltninger i budgettet for 2019-2022. Automatisering sker bl.a. ved brug af Machine Learning
Formålet var at:
Kommunen valgte en digitalløsning, der er en kobling mellem en softwarerobot (RPA) og Machine Learning, hvor konteringen kan forudsiges på baggrund af mønstergenkendelse.
Det sker på baggrund af de seneste tre års fakturalinjer og finansposteringer samt oplysninger omkring kontoplanændringer, kreditorer og finansposter.
Automatiseringen af fakturabehandlingen betyder, at robotten analyserer, risikovurderer, behandler og konterer indkomne faktura. Den digitale løsning er udarbejdet af Enversion A/S og fungerer sammen med forskellige økonomisystemer.
Casen har idetificeret følgende effekter:
Det har taget lidt længere tid at nå målene end forventet, men Esbjerg Kommune kommer hele tiden tættere på målet. Specielt efter de større områder som fx. Børn & Kultur og Sundhed & Omsorg er blevet automatiseret.
Læs artikel: Effektmåling skal skabe mening
De mange case i kataloget giver et bredt billede af mulige digitaliseringstiltag med grundige beskrivelser af, hvordan man er gået til opgaven.
Eksemplerne viser også, at det er vigtigt at huske på, at der både er kortsigtede og langsigtede gevinster ved digitalisering.
- På kort sigt giver digitaliseringen af administrationen en række umiddelbare gevinster, der handler om at skabe mere kvalitet gennem bedre overblik og sammenhæng i opgaveløsningen samtidig med, at opgaverne løses smartere, hurtigere og med færre fejl, forklarer Mie Thorup:
- På langt sigt giver digitaliseringen af administrationen et solidt grundlag for at understøtte velfærdsområderne ved at opbygge et administrativt fundament for bedre styring og udvikling, siger KL-konsulent, Mie Thorup.
Læs mere: Whitepaper – 10 digitale veje til mere effektive botilbud
Læs artikel: Kommunernes tre veje til effektiv drift af sociale tilbud
Læs mere: Se vores tema om effektivisering
Få værdiskabende artikler, værktøjer og inspiration til digitalisering af den offentlige sektor. Modtag nyhedsbrev én gang om ugen med de tre nyeste artikler. Intet andet.
