På vej mod den offentlige digitale administration

KL har udgivet et casekatalog med en række gode råd og cases om vejen til den moderne offentlige forvaltning. Her får du tre eksempler på de mange cases.

I casekataloget om digitalisering af administrationen har KL udvalgt i alt 26 praksisnære cases indenfor fem områder, økonomi, løn og personale, IT, ejendomsdrift, samt sekretariatsopgaver.

Ideen med casekataloget er at styrke arbejdet med at skabe en sammenhængende digital infrastruktur i den kommunale forvaltning:

- Områderne er desuden udvalgt, fordi de er ressourcetunge og indeholder flere manuelle processer, der kan erstattes af digitale løsninger, forklarer KL-konsulent Mie Thorup, Omstilling- og Udviklingsenheden.

Praktiske greb, der virker

De 26 cases fokuserer på implementeringen af digitaliseringstiltag gennem en række digitale løsninger som tillægsmoduller, RPA-løsninger samt apps. KL har dog også set på de praksisnære greb, der understøtter digitaliseringen i kommunerne. I kataloget har KL helt konkret set på tværs af de 26 cases og udpeget fem greb, der ser ud til at virke i praksis:

Strategisk fokus, hvilket indebærer, at der sættes en retning for digitaliseringen, som gør det nemmere at igangsætte og prioritere mellem de forskellige digitaliseringstiltag, der eksisterer.

Ledelsesfokus og –forankring, hvilket indebærer, at der bliver taget ansvar og givet mandat til at igangsætte nye digitaliseringsinitiativer, samt at de digitale løsninger forankres i organisationen bl.a. gennem fastlæggelse af organisering og finansiering.

Klare mål og gevinstrealisering, hvilket indebærer, at der fastsættes klare mål, så formålet med digitaliseringen bliver tydeligt, og der samtidig følges op på gevinsterne.

Medarbejderinddragelse, hvilket indebærer, at medarbejderne inddrages i udviklingen og kvalificeringen af de digitale løsninger, da de ligger inde med viden omkring arbejdsprocesserne. Det er med til at gøre digitaliseringen mere praksisnær og skabe ejerskab til de digitale løsninger.

Samarbejde med tekniske eksperter, hvilket indebærer, at leverandøren eller tekniske eksperter inddrages sammen med medarbejderne, så digitale og faglige kompetencer kobles.

Læs mere: Her kan du downloade casekataloget

Tre cases fra kataloget

I casekataloget identificerer KL fem administrative støttefunktioner, hvor der i alt er 26 casebeskrivelser.  De administrative støttefunktioner er bl.a. udvalgt på baggrund af en undersøgelse foretaget af KL i efteråret 2018, der viser en række områder, hvor der er potentiale for yderligere digitalisering af administrationen.

Her kan du læse tre eksempler på de meget grundigt beskrevne cases i kataloget.

Frederiksberg Kommune: Digitalisering af ansættelser

Ansættelse af nye medarbejdere er ofte en tung proces i mange kommuner, der involverer flere personer, og der kan hurtigt opstå fejl og forsinkelser.

Dertil er processen ofte præget af mange manuelle processer, hvor information i form af fysiske dokumenter og mails (personoplysninger, oplysninger om løn, anciennitet, overenskomst og brugerrettigheder) bliver udvekslet mellem den ansættende afdeling, lønkontoret og IT-afdelingen.

Udfordringen for kommunerne er, at processen er meget personafhængig og dermed afhængig af, at alle medarbejdere i de forskellige led ikke laver fejl og derudover husker at videregive oplysninger til det næste led i ansættelsesprocessen.

Frederiksberg Kommune har implementeret et IDM-system (Identity Management System), der fjerner de fleste manuelle processer ved ansættelser og fratrædelser.

Formålet var:

• At give et bedre overblik samt samle og styre alle informationsstrømme i forbindelse med ansættelser.
• Udover at fjerne fysiske dokumenter er ønsket at skabe større sikkerhed omkring ansættelser, også i forhold til GDPR-reglerne, da systemet kan rydde op i brugerrettigheder ved fratrædelser. Dette giver større sikkerhed og unødig betaling af licenser i fremtiden.

Kommunen valgte at implementere et IDM-system, der taler sammen med lønsystemet og ESDH-systemet.

Casen har identificeret følgende effekter:

• Processen omkring ansættelser går hurtigere.
• Der er færre fejl i data.
• Der er kommet en ensartethed i forbindelse med ansættelser, da systemet både kan understøtte centraliserede og decentraliserede lønadministrationer, som Frederiksberg Kommune har et miks af.

Læs artikel: Herbergerne på Frederiksberg går all in på beboer-statistik

Holstebro Kommune - Digitalisering af vagtplanlægning

Vagtplanlægning skal sikre, at der er det nødvendige personale til at løse opgaverne. Det kan være en kompleks opgave at vagtplanlægge, da det kræver indsigt i mange forskellige arbejdstidsaftaler.

Hertil er vagtplanlægning ofte en opgave, der specielt finder sted indenfor social- og sundhedsområdet, samt ældreplejen, hvor der i nogle kommuner i øjeblikket er mangel på arbejdskraft og hvor optimeringen af brugen af medarbejderressourcerne derfor er vigtig.

Holstebro Kommune har derfor indført et vagtplanlægningsmodul, som er integreret med lønsystemet.

Formålet var at:

• Effektivisere vagtplanlægningen og herigennem udnytte de personalemæssige ressourcer bedre.
• Øge ensartetheden og reducere antallet af fejl.
• Sikre de faglige ydelser, økonomien samt medarbejdernes tilfredshed
• Holstebro Kommune har haft et system til registrering af vagtplanlægning de sidste 10-15 år, men til forskel fra tidligere, hvor man brugte det bagudrettet til at registrere, fungerer systemet nu fremadrettet og kan bruges som planlægning af medarbejdernes arbejdstid.

Kommunen valgte et vagtplanlægningsmodul, der integrerer med lønsystemet SD Løn fra EG Silkeborg Data.

Casen har identificeret følgende effekter:

• Bedre økonomistyring, da ressourcerne bliver brugt mere optimalt bl.a. pga. brug af færre vikarer samt bedre planlægning af afholdelse af ferie og fridage, så det ikke udløser ekstraudgifter
• Bedre samarbejde mellem den centrale lønafdeling og de decentrale vagtplanlæggere.
• Bedre arbejdsmiljø og kvalificeret tid med borgeren .

Læs artikel En god vagtplan kræver ledelsens opmærksomhed

Esbjerg Kommune: Digitalisering af fakturabehandling

Fakturabehandling er en af de mest ressourcekrævende processer, når de samlede bogføringsopgaver bliver taget betragtning.

I Esbjerg Kommune vedtog byrådet i forbindelse med budgettet for 2019-2022, at der skulle indføres automatisk fakturahåndtering på alle områder.

Besparelserne i forbindelse med projektet skulle allerede udmøntes i de enkelte forvaltninger i budgettet for 2019-2022. Automatisering sker bl.a. ved brug af Machine Learning

Formålet var at:

• Lette processen omkring fakturabetaling og frigive tid til andre opgaver.
• Øge kvaliteten, sikre korrekt moms og undgå dobbeltbetalinger.
• En målsætning om antal faktura, der skal automatiseres på 20%, 30%, 40% og 50% henover fire år.

Kommunen valgte en digitalløsning, der er en kobling mellem en softwarerobot (RPA) og Machine Learning, hvor konteringen kan forudsiges på baggrund af mønstergenkendelse.

Det sker på baggrund af de seneste tre års fakturalinjer og finansposteringer samt oplysninger omkring kontoplanændringer, kreditorer og finansposter.

Automatiseringen af fakturabehandlingen betyder, at robotten analyserer, risikovurderer, behandler og konterer indkomne faktura. Den digitale løsning er udarbejdet af Enversion A/S og fungerer sammen med forskellige økonomisystemer.

Casen har idetificeret følgende effekter:

Det har taget lidt længere tid at nå målene end forventet, men Esbjerg Kommune kommer hele tiden tættere på målet. Specielt efter de større områder som fx. Børn & Kultur og Sundhed & Omsorg er blevet automatiseret.

Læs artikel: Effektmåling skal skabe mening

Gevinster på den korte og lange bane

De mange case i kataloget giver et bredt billede af mulige digitaliseringstiltag med grundige beskrivelser af, hvordan man er gået til opgaven.

Eksemplerne viser også, at det er vigtigt at huske på, at der både er kortsigtede og langsigtede gevinster ved digitalisering.

- På kort sigt giver digitaliseringen af administrationen en række umiddelbare gevinster, der handler om at skabe mere kvalitet gennem bedre overblik og sammenhæng i opgaveløsningen samtidig med, at opgaverne løses smartere, hurtigere og med færre fejl, forklarer Mie Thorup:

-  På langt sigt giver digitaliseringen af administrationen et solidt grundlag for at understøtte velfærdsområderne ved at opbygge et administrativt fundament for bedre styring og udvikling, siger KL-konsulent, Mie Thorup.

Læs mere: Whitepaper – 10 digitale veje til mere effektive botilbud

Læs artikel: Kommunernes tre veje til effektiv drift af sociale tilbud

Læs mere: Se vores tema om effektivisering

• Del