Favrskov: Digitalisering motiverer medarbejdere og borgere

Digitaliseringsindsatsen i Favrskov Kommune har gjort kommunen til en foregangskommune i landet og samtidig har indsatsen ført til bedre borgerservice og kommunale besparelser.

Bølgeplan 3

I Favrskov Kommune skal man se langt efter borgere og medarbejdere, der utilfredse med digitaliseringen af de offentlige servicetilbud

I Favrskov Kommune var man tidligt ude med digitalisering af en række offentlige servicetilbud. Borgerne i kommunen kunne fx anvende digital post allerede inden bølgeplanerne blev igangsat, og Digital Post blev udbredt i hele landet. Men skal succesen fortsætte må it-leverandørerne oppe sig.

Digitaliseringsindsatsen i Favrskov Kommune har gjort kommunen til en foregangskommune i landet og samtidig har indsatsen ført til bedre borgerservice og kommunale besparelser.

- Vi har brugt bølgeplanen aktivt, og den har banet vejen og stillet krav, som vi har fulgt og levet op til. Det vigtige er nok, at vi har troet og tror på, at det er en fordel for alle - selv de borgere, der var skeptiske, har indset det, siger Henrik Brix, it og digitaliseringschef i Favrskov Kommune og formand for Foreningen af Kommunale it-chefer.

Besparelser og tilfredshed
Nok så vigtigt har indsatsen også ført til tilfredse borgere og motiverede medarbejder, mener digitaliseringskonsulent Katrine Kier Nielsen:

- Vi har stort set ingen utilfredse borgere. Det skyldes bl.a., at vi har haft en fin dialog med kommunens pensionistforeninger og arrangeret fælles kurser for netop at få de ældre med.

Borgerservice har taget digitaliseringen til sig på en god og proaktiv måde, og det er jo et grundvilkår for udførelse af deres arbejde og i mødet med borgerne. Besparelser og det at bruge mindre tid og færre midler er jo en god motivationsfaktor for mange, siger hun.

Kommunen også har en bølgeplanløsning på sygedagpengeområdet, der har reduceret arbejdet markant ved langt færre opslag. Katrine Kier Nielsen fortæller, at det har givet en lettere sagsgang for sagsbehandlerne, og sådan er det hele vejen rundt i de implementerede digitale løsninger.

Hun pointerer, at de mange opgaver der nu er automatiseret, alt sammen har gjort borgerservice mere effektivt og imødekommende.

- Det har jo tilført et ekstra lag – medbetjening – for at hjælpe de borgere på vej ind i det digitale og vænne dem til det. Vore biblioteker løser også borgerserviceopgaver fx at søge om NemId mm."

Favrskov er som mange andre kommuner en sammenlægningskommune med fire centre. Men kun en borgerservice i Hinnerup.

IT-leverandørerne skal oppe sig
Både Henrik Brix og Katrine Kier Nielsen er dog enige om, at skal de gøre det endnu bedre med digitaliseringen – så skal leverandørerne stramme sig an, og it-systemerne skal tale bedre sammen.

- En udfordring nu er jo så, at nu har vi fået skabt disse digitale løsninger, fordi vi blev skubbet i gang. Men er det så de optimale løsninger? Der skal nok ryddes op for at få bedre helhedsløsninger, og man kan stille sig selv det spørgsmål, hvad kan vi gøre fremadrettet for at få endnu bedre løsninger, og er det de rigtige løsninger, vi har fået, spørger Katrine Kier Nielsen, og tilføjer:

- Når man én gang har købt en løsning, der virker og har sat fokus på en række områder, og det lykkes hurtigere, end hvis man selv skulle gøre det, bør man alligevel stille sig selv det spørgsmål, om det er nok, og om vi i virkeligheden bør stille endnu højere krav?

Katrine Kier Nielsen slår fast, at de største succeser er, at kommunen har fået gang i rigtig meget og fået fokus på digitalisering meget hurtigere, end de selv ville have kunnet.

- Lige på det område har det fungeret godt Det er godt med pres udefra og konkurrence.

Firstmovers
Næste skridt i digitaliseringen i Favrskov Kommune er blandt andet telemedicin og hjemmemonitorering, hvor alle kommuner skal have et sådant tilbud til borgerne senest i 2019.

Desuden et stærkt fokus på Aula – det nye skoleintra-system. 

- Det har jo over to mio. brugere på landsplan, og indbefatter elever, lærere og forældre. Der har vi planer om at være firstmovers på to skoler, hvor de vil tilbyde sig som pilot-skoler. Det er jo et system med grundelementer, hvor vi så selv kan designe ovenpå, og det glæder vi os til, siger Henrik Brix.

Desuden vil kommunen se nærmere på monopolbruds-løsninger, hvor projekterne i skal frigøre kommunerne fra KMD’s monopol på it-løsningerne på kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik. Endelig skal der ses på de tværgående støttesystemer og også det at skabe konkurrence via en bedre sammenhæng mellem kommunernes it-systemer.

- Vi skal også se på sammenhænge på tværs i kommunen, og vi overvejer samarbejde med nabokommuner om fx fælles indkøb, hvor vi puljer vores ressourcer, så vi kan udnytte hinanden bedre og specialisere os. Ja mere samarbejde, og være mere herre i eget hus, siger Katrine Kier Nielsen.

Begejstringen for digitaliseringen lyser ud af både Henrik Brix og Katrine Kier Nielsen, men de er begge enige om i hvert fald én vigtig ting:

- Digitalisering er rigtig godt, men det personlige møde er jo vigtigt, og det må vi ikke glemme.