En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem

Løn- og vagtplanssystem: Da Odense Kommune i 2006 indgik et offentligt-privat partnerskab med en privat aktør, var forventningerne til det nye samarbejde i top. Seks år senere, da samarbejdet ophørte, var kommunens interne lønorganisation spredt for alle vinde. En effektiv digitalisering af opgaven var derfor helt afgørende:

– I de mellemliggende år var der decentralt oprustet på lønadministrative kompetencer, og opgaverne lå nu fordelt på en række centrale og decentrale niveauer i de forskellige forvaltninger. Det var og er en stor udfordring at sikre ensartet kvalitet og vedligeholdelse af kompetencer med en så decentraliseret organisering, siger konsulent Bjarne Sylvest, som både var med på turen ud i det private og er tilbage i kommunen igen.

Kompleksiteten er stor

Da kommunen hjemtog lønarbejdet, stod det klart, at en effektiv digital understøttelse var afgørende for, at opgaven kunne løses internt igen.

Den store udfordring for en moderne kommune som Odense er først og fremmest kompleksiteten.

Som Danmarks fjerdestørste kommune har Odense Kommune ca. 200.000 indbyggere. Kommunen har ca. 13.500 fastansatte og udbetaler hver måned løn, pension mv. til ca. 21.000 personer.

Kommunen håndterer op imod 100 forskellige overenskomster og aftaler og udbetaler for eksempel også løn til såkaldte §-ansatte som personlige assistenter for handicappede og til beredskabspersonale, lufthavnens personale og andre hel- og halvoffentlige virksomheder.

– Det er en stor og kompleks opgave, som stiller store krav til både kommunens ansatte og kommunens it-leverandør, forklarer Bjarne Sylvest.

Kompleksiteten opstår også, fordi der er stor forskel på de brugere, som et moderne lønsystem skal understøtte.

– Løsningen skal selvfølgelig understøtte de løn- og vagtplansspecialister, der sidder på det centrale lønkontor i forvaltningerne, som bruger løsningen hver eneste dag som deres primære arbejdsredskab, forklarer konsulent Birgitte Kjærsgaard, der er en af kommunens specialister i løn- og vagtplanlægning.

Men løsningen skal også understøtte de decentrale medarbejdere i forvaltningen, der ikke nødvendigvis har lønadministration som deres eneste eller vigtigste opgave – for slet ikke at tale om de ledere, der løbende skal godkende diverse ændringer og udbetalinger, og de medarbejdere, som måske bare skal benytte Medarbejdernettet et par gange om året, når de skal indberette ferieafholdelse eller ændre deres trækprocent, siger Bjarne Sylvest:

– Moderne løn- og personaleadministration handler simpelthen om rigtig mange ting. For eksempel nyansætter og omplacerer kommunen ca. 6.000 medarbejdere om året, så det er vigtigt, at løsningen gør det let for HR-medarbejderne at oprette medarbejdere.

Løsningen er også lønforhandlernes arbejdsplads. De har brug for at kunne simulere konsekvensen af ændringer i lønsammensætningerne: Hvem har hvilke tillæg, og hvad koster det kommunen at justere på et tillæg?, forklarer Birgitte Kjærsgaard.

Læs artikel: Seks tips til at undgå lønrod

Design af nye krav

Derfor har Odense Kommune i årevis arbejdet målrettet på at få en løsning, der understøtter kommunens mangeartede og komplekse behov.

Da kontrakten med den hidtidige leverandør udløb med udgangen af 2017, gik kommunen derfor allerede i 2016 i gang med et større arbejde for at få beskrevet de nye krav til en løsning, der matcher kommunens nuværende og fremtidige behov:

– Da vi udarbejdede kravspecifikationen, så vi dels på vores tidligere kravspecifikation og dels på vores ønsker til fremtidig procesunderstøttelse. Som inspiration kiggede vi også på en række andre kommuners udbudsmaterialer, inden vi sammen med diverse arbejdsgrupper fik formuleret vores krav til en nyt løn- og vagtplanssystem, forklarer Bjarne Sylvest og fortsætter:

– Resultat blev en kravspecifikation, hvor vi blandt andet vægtede et bedre overblik over den enkelte medarbejders egne data i systemet. Desuden ønskede vi at få samlet en række funktioner, så den enkelte sagsbehandler kun skal arbejde i én brugergrænseflade for at gøre den enkelte opgave – fx en ansættelse – helt færdig.

Læs mere: Find ressourcerne med dialogbaseret procesoptimering

Udbud gav genvalg

EG Silkeborg Data genvandt udbuddet i skarp konkurrence på både pris og funktionalitet.

– Vi fik opfyldt en lang række af ønskerne i kravspecifikationen, og selvom vi har haft en stor opgave med at få justeret og tilpasset de nye muligheder, står vi nu godt rustet til at gå et skridt videre med digitaliseringen af løn- og vagtplansområdet i Odense Kommune, siger Bjarne Sylvest.

Historisk set har et lønkontor indeholdt hundredvis af hyldemeter med ringbind, som lønmedarbejderne skulle arkivere og finde information i for at løse en opgave. De er for længst væk. Digitaliseringen betyder, at mange af de arbejdsgange med tidens løb er forsvundet, og vores nye løsning vil fortsat understøtte udviklingen af en mere effektiv løn- og personaleadministration, siger Bjarne Sylvest.

Læs artikel: Statiske vagt- og ressourceplaner dræber sundhedsvæsenet

Decentral datafangst

Datafangst ved kilden og færre papirbaserede arbejdgange skal altså sikre gevinsterne.

– Det handler fx om at flytte datafangsten helt ud til medarbejderne, så de selv indberetter alt, hvad de kan, digitalt i stedet for at indsende for eksempel timesedler og kørselsregnskaber på papir, som efterfølgende skal behandles manuelt på et decentralt eller centralt lønkontor, forklarer Birgitte Kjærsgaard.

– Det giver jo ingen mening, at der fortsat er medarbejdere, som for at få ferie udfylder en blanket til deres leder, som lederen derefter skal bringe videre til en lønmedarbejder, der så kan vende tilbage og meddele, at medarbejderen kan holde ferie. Medarbejderen kan nemt betjene sig selv, så vi kan fjerne de unødvendige arbejdsgange, mener Birgitte Kjærsgaard.

I dag er de ansatte i Odense Kommune så digitale, at det sagtens kan lade sig gøre. Rigtig mange medarbejdere i for eksempel ældreplejen er jo vant til at registrere deres arbejde på deres PDA, og lederne vil være vilde med at kunne godkende de mange forskellige indberetninger på deres iPad i stedet for at få dem på papir.

Læs artikel: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb

Digitalisering er en nødvendighed

For kommunen er det ikke alene et ønske at digitalisere området yderligere – det er en nødvendighed:

– Hvis vi skal kunne løse opgaverne i fremtiden med tanke på både økonomien og den kendsgerning, at mange erfarne løn- og personalemedarbejdere går på pension i de kommende år, skal vi være mere digitale. Vi skal have fat i de medarbejdergrupper, som endnu ikke er draget så tæt ind i den digitale verden – fx dagplejere og pædagoger.

Vi skal sikre, at de medarbejdere, der føder data, også registrerer egne data. Opgaverne skal starte digitalt i stedet for på papir, hvis vi skal kunne løse opgaverne mere effektivt fremover, siger Birgitte Kjærsgaard.

Læs mere: Få et totalt overblik på tværs af alle løn- og HR-data

Læs artikel: Standardrapporter giver sikkerhed for data og datasikkerhed

Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem

• Del