Businesscasen: Fordi vi forvalter andre folks penge!

Businesscase: I starten af juli havde jeg en god snak med en af mine tidligere kunder, Mogens Hagelskær, som nu er administrerende direktør for Odense Letbane. Vi plejer at mødes en gang imellem og har en god meningsudveksling om faglige emner, stort som småt. Jeg kom naturligvis for at diskutere de foreløbige resultater af vores årlige undersøgelse af danskernes brug af businesscases og gevinstrealisering.

Noget af det, vi normalt hurtigt bliver enige om, er, at folk ikke forstår, at pengene ikke kan bruges to gange. Som Mogens udtrykte det: "Vi forvalter andre folks penge, så vi kan ikke bare komme tilbage og bede om flere."

Det er præcis det, som er meningen med udarbejdelsen af businesscasen og ikke mindst den efterfølgende gevinstrealisering – nemlig at vi med businesscasen redegør for, hvordan vi vil bruge andre folks penge til at skabe en række gevinster. Gevinstrealiseringen sikrer så efterfølgende, at vi faktisk får de gevinster, som vi havde sat næsen op efter. 

Tallene i Excel-arket i businesscasen er taknemmelige – indtil regningen bliver gjort op.

Derfor er det vigtigt, at businesscasen ikke bliver "romantiseret", så man får en beslutning igennem, der aldrig kan realiseres. Excel-ark og tal kan være taknemmelige – og det er muligt at skrue på tallene, så ens interne rente eller nutidsværdi bevæger sig inden for de tolerancer, der skal til for at få en beslutning ført igennem.

1strokes årlige undersøgelse af danskernes brug af businesscases og gevinstrealisering har gentagne gange vist, at businesscasen alene bliver et dokument, som bliver brugt til selve beslutningen – og aldrig kan realiseres i praksis. Hvorfor? Fordi der ofte ingen sammenhæng er mellem det, man vil implementere, de forandringer, som er nødvendige, de gevinster, man ønsker at opnå, og relationen til de strategiske mål.

Respekt for andre folks penge
Derfor er det vigtigt, at dem, som skriver businesscasen, har respekt for andre folks penge! Respekt for, at man bruger pengene rigtigt på de rigtige tiltag. Den gode businesscase sikrer, at porteføljestyringen af projektporteføljen sker på et grundigt oplyst grundlag – det vil sige, at de tiltag, som giver mest værdi for virksomheden, har første prioritet (resten må vente). Projektstyringen sikrer samtidig, at de estimater, der bliver stillet op, er realistiske og også ender med at blive det faktiske resultat. Med andre ord kan businesscasen ikke stå alene, når vi taler om "forvaltningen af andre folks penge". Det er vigtigt at have gevinstrealiseringen for øje – fra start til slut!

Odense Letbane holder sig inden for budget, fordi man "forvalter andre folks penge".

• Del