Få Region Nordjyllands opskrift på en mere enkel arbejdsgang for AKUT-refusion
– AKUT-robotten sparer os for 37 timers manuelt arbejde om måneden, siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Region Nordjylland. Foto: Per Roholt
Siden jeg afsluttede min uddannelse som journalist fra Danmarks Journalisthøjskole i 1986, har jeg erhvervet mig en bred erfaring med forretningsudvikling, kommunikation og marketing, samt organisation og ledelse på både strategisk og operationelt niveau i privat og offentligt regi.
Jeg arbejder for EG, det offentlige Danmarks mest værdifulde samarbejdspartner, fordi vi tager medansvar for at udvikle den offentlige velfærd gennem digitalisering.
Som redaktør for SamfundsDesign er jeg altid på udkig efter spændende, vedkommende relevante historier om digitalisering af det offentlige Danmark. Så kontakt mig, hvis du sammen med os vil være med til at forankre den digitale forandring, der skal sikre velfærdssamfundet – og når vores børn bliver forældre.
Kontakt og følg Per Roholt
AKUT-fonden er sat i verden for at sikre en solidarisk og smidig kompensation for tabt arbejdstid for tillidsfolk i det offentlige, der deltager i møder, TR-uddannelse m.m. I praksis medfører refusionsordningen dog mange steder et administrativt bøvl.
Men ikke længere i Region Nordjylland.
I flere år har Region Nordjylland ligesom andre regioner og kommuner bøvlet med administrationen forbundet med at indhente refusion fra de faglige organisationer for sine tillidsfolk.
– Refusionsordningen er såmænd udmærket, den er bare tung at arbejde med. Derfor har vi længe haft et ønske om at få automatiseret arbejdet, for det har taget alt for lang tid, og arbejdsgangen har ikke altid været god nok, forklarer centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration i Region Nordjylland.
Kort fortalt handler udfordringen om AKUT-fonden. AKUT står for ”Amtskommunernes og Kommunernes fond for Uddannelse af Tillidsrepræsentanter”.
Hvert år afsætter landets offentlige arbejdsgivere et ørebeløb pr. arbejdstime pr. ansat til den såkaldte AKUT-fond. Pengene fordeles til de faglige organisationer, så de kan yde refusion for tabt arbejdstid for medarbejdere, som deltager på TR-kurser m.m. som led i deres tillidsmandsarbejde.
Efterfølgende skal de enkelte regioner og kommuner så søge de relevante fagforeninger om refusion for tillidsrepræsentanternes deltagelse i uddannelse, kurser m.m.
For en region som Region Nordjylland med ca. 12.500 fuldtidsansatte fordelt på en lang række faglige organisationer har det givet en del arbejde.
– Hver måned håndterer regionen ca. 250 sager om AKUT-refusion, og det har været tidskrævende og besværligt for alle parter, forklarer centerchef Jesper Kløvborg Laustsen:
– Tidligere fik vi fx ikke altid indhentet de korrekte oplysninger fra starten, så de faglige organisationer måtte bede om yderligere information.
En medarbejder kunne også komme til at taste et ciffer forkert, eller vi glemte ligefrem at søge om refusion, eller afdelingerne glemte at indberette fraværet for en tillidsrepræsentant, der var af sted til faglig aktivitet, forklarer centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration i Region Nordjylland.
Den gamle arbejdsgang indebar, at tillidsrepræsentanterne skulle udfylde en papirblanket med en række oplysninger som kursusnummer, dato, underskrift og afdelingsnummer, når de skulle deltage i en faglig aktivitet.
Blanketten blev derefter afleveret til nærmeste leder. Lederen skulle så godkende og indberette i vagtplansystemet.
Herefter skulle kursusblanketten manuelt parres med en "grøn liste" over tillidsrepræsentanters fravær i forbindelse med faglig aktivitet og bogføres i regionens økonomi- og lønsystem. Først herefter kunne der udsendes en faktura til de relevante faglige organisationer.
– Det siger næsten sig selv, at det er en tung administrativ proces med mange fejlkilder. Nogle gange glemte tillidsrepræsentanten at udfylde ”kursusskemaet”, men blev indberettet som fraværende i vagtplansystemet, andre gange var ”kursusskemaet” udfyldt, men ikke indberettet i vagtplansystemet osv.
Og når det blev for rodet, var der risiko for, at man helt undlod at søge refusion, fordi det var besværligt, siger Jesper Kløvborg Laustsen.
Han tog derfor kontakt til leverandøren af regionens økonomi- og lønsystem, EG, for at få skabt en mere enkel arbejdsgang.
Løsningen blev en automatiseret og strømlinet arbejdsgang med en softwarerobot, AKUT-robotten, som omdrejningspunkt.
Læs artikel: Vingeskudt robot sat i drift
Når en tillidsrepræsentant i Region Nordjylland i dag skal deltage i et fagligt kursus eller anden faglig aktivitet, iværksættes en digital procedure.
Når aktiviteten er godkendt digitalt af den relevante leder, overtager AKUT-robotten det videre arbejde.
Først udfylder den pågældende tillidsrepræsentant en digital blanket om deltagelse i en faglig aktivitet, som godkendes digitalt af nærmeste leder.
Vagtplanlæggeren/nærmeste leder indberetter fraværet for den pågældende tillidsrepræsentant i vagtplansystemet. Herefter matches den digitale blanket med den digitale liste fra vagtplansystemet. Hvis der er et match, overtager AKUT-robotten det videre arbejde – det vil sige, at den automatisk bogfører i regionens økonomi- og lønsystem og sender en faktura til den relevante fagforening.
Hvis der ikke er et match mellem den digitale blanket og den digitale liste, igangsættes en automatisk rykkerprocedure over for både tillidsrepræsentant og leder med henblik på at rette op på misforholdet.
– Selvom selve opgaven med AKUT-refusion nok er en dråbe i det administrative hav, så sparer vores nye AKUT-robot os alligevel for 37 manuelle arbejdstimer om måneden, siger Jesper Kløvborg Laustsen.
– Samtidig er datakvaliteten blevet langt højere, så i regionen forventer vi i fremtiden at kunne hjemtage et mere korrekt og derfor større refusionsbeløb, siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen.
Læs artikel: Softwarerobotten Vera kværner løs
Hele den nye arbejdsgang og ikke mindst AKUT-robotten er blevet til i et tæt samarbejde mellem regionens teknologileverandør og regionens egne udviklere:
– Vi er så heldige, at vi har enormt dygtige medarbejdere, som har været med i hele processen. De har set ting, som leverandøren ikke lige har været opmærksom på fra start, fordi de kender opgaverne indefra. Derfor har de kunnet bidrage til udviklingen og banet vej for den færdige løsning, så vi nu står med en AKUT-robot – en case, som kan bruges i hele landet alle steder, hvor man arbejder med AKUT-refusion, siger Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration, Region Nordjylland.
Læs artikel: Få så sat de robotter i arbejde
Læs mere: Digital automatisering med softwarerobotter
