Gevinstrealisering kræver fokus på tre områder

It-projekter har typisk både en teknologisk dimension, en organisatorisk dimension og en procesdimension. Desværre har det offentlige en tendens til at fokusere på teknologien og går dermed glip af chancen for at høste gevinsterne af sine it-investeringer. Det mener senior manager Erik S. Andersen, EG, som giver dig tre gode råd, du kan bruge, hvis du vil arbejde med effektiv gevinstrealisering.

Gevinstrealisering: Ofte fokuserer det offentlige kun på den teknologiske dimension i et it-projekt. Det er en udfordring, fordi man dermed risikerer at gå glip af de mulige effektiviseringspotentialer, som følger med et it-projekt, mener senior manager Erik S. Andersen, der blandt andet peger på vigtigheden af at få sat fokus på interne arbejdsgange og processer:

- Hvis det skal lykkes, er det vigtigt at arbejde systematisk med processen, og her kan en effektiv metode være en workshop, hvor man med bistand udefra får set kritisk på sine eksisterende arbejdsgange, siger Erik S. Andersen og fortsætter:

- Et konkret eksempel kunne være et kommunalt lønkontor, hvor man har et ønske om at effektivisere de lønadministrative processer med en ambition om at leve op til best practice. Her er det ikke gjort alene med et nyt lønsystem, forklarer Erik S. Andersen og tilføjer:

- Ofte står man jo i en situation, hvor kommunens lønkontor er involveret i et hav af arbejdsgange, som nogle gange kan opleves lidt besværlige og tidskrævende.

Der er både centrale og decentrale aktører inde over, og hvem er det lige, der gør hvad?

  • Kunne man ikke nøjes med at taste data ind ét sted, fx ude hos brugeren?
  • Er disse blanketter virkelig nødvendige, eller kunne it understøtte, at data opsamles ved kilden?
  • Hvilke muligheder er der egentlig i de tilgængelige it-systemer?
  • Der kom vist noget ny funktionalitet ved sidste release, men vi har ikke lige haft tid til at sætte os ind i, om netop dét kunne være en anledning til at ændre på vores arbejdsgange.     

Høst gevinsterne med procesforståelse og udvikling

Her vil man typisk have stor gevinst af at få givet sine arbejdsgange et procestjek, mener Erik S. Andersen.

- Det kan fx være arbejdsgange, der relaterer sig til afslutningen på et ferieår: Er alt afholdt ferie indberettet? Kan afstemningen til feriepengeinfo ikke forenkles? Afregnes det korrekte beløb til feriefonden? Eller i forbindelse med indgåelse af nye overenskomster, hvor der skal foretages ny sammensætning af medarbejdernes løn. Måske spørgsmål som disse melder sig: 

  • Er der mulighed for mere automatik i vores skabeloner?
  • Er arbejdsgangen vedrørende de forskellige faglige organisationer ensartet, eller kan den blive det?
  • Er arbejdsgangen mellem decentrale og centrale afdelinger optimal?
  • Er medarbejderens lønseddel korrekt?
  • Skal vi sammen kigge på jeres proces for indberetning af ny lønsammensætning?

Eller er det en helt tredje proces, som giver jeres organisation kvaler, spørger Erik S. Andersen, der påpeger, at gevinstrealisering kun er mulig, hvis man holder fokus på alle tre dimensioner – teknologi, organisation og proces:

- Ofte løber teknologien med al opmærksomheden, men mit gode råd er at huske at få de to andre dimensioner med og balanceret i en fornuftig vægtning over for teknologidimensionen. Ellers kommer man ikke i mål med sin gevinstrealisering, siger senior manager Erik S. Andersen, EG.

Download vores gratis whitepaper om procesforståelse og -udvikling

Få mere ud af hverdagen med en workshop om gevinstrealisering

  • Indsigt og overblik over lønadministrative forretningsgange.
  • Dokumentation af forretningsgange, således at vidensdeling og opfølgning kan tilgodeses.
  • Identifikation af forbedringsmuligheder i forhold til best practice.
  • Indsigt i tilgængelige it-løsninger, der kan understøtte forretningsgangen.
  • Opgaveafklaring mellem centrale og decentrale aktører med mulighed for bedre betjening af decentrale afdelinger.
  • Commitment fra medarbejdere til at ændre arbejdsgange.
  • Bedre udnyttelse af ressourcer og større arbejdsglæde. 
  • Hint om, hvorvidt der kan effektiviseres yderligere med robotautomatisering.