En hed kort romance - business casen!

Årets business case undersøgelse, som 1stroke gennemfører for 6. år i træk, sætter fokus på kærligheden.

Festen_Colourbox

Når projektet er slut og overgår til drift, så er den sjove del af festen slut, og nogle må blive tilbage og sørge for oprydningen. Det kan være en overkommelig opgave, men det kan også være det modsatte

Der er stærke og hede følelser på spil, når man arbejder på at skabe den nye baby -  digitaliseringsprojektet - og business casen viser, at det her projekt, bliver rigtig godt.

Men så snart babyen er født, og implementeringen af projektet er skudt i gang, banker rutinerne på døren, og business casens krav om vedholdenhed og krav om løbende opmærksomhed sker ikke. Kærligheden er forduftet – og projektet når ikke frem til at høste de forventede gevinster.

Tager temperaturen på kærligheden
Årets business case undersøgelse, som 1stroke gennemfører for 6. år i træk, sætter fokus på kærligheden. Målet er at tage temperaturen på, hvordan virksomheder og organisationer bruger business casen fra start til slut i den tid, som projektet varer; Som et beslutningsværktøj i planlægningsfasen til styringsværktøj i implementeringsfasen.

Interessen for business casen fortaber sig desværre, straks efter at beslutningen om at gå i gang med projektet er truffet. De opstillede gevinster kommer ud af fokus, når organisationen har travlt med at komme videre til den næste store strategiske beslutning, og bliver derfor ikke realiseret.

Et billede som 1stroke gennem de seneste 5 års undersøgelser har fået bekræftet, nemlig at business casen synes irrelevant, når gevinsterne skal realiseres.

Vi har valgt i dette års business case undersøgelse at sætte yderligere fokus på gevinstrealiseringen gennem temaerne:

  • Ejerskab på gevinstrealisering i organisationen -topledelse/linjeledelse/medarbejdere
  • Brug af målings- og opfølgningsværktøjer
  • Overlevering af business casen fra projekt til drift
  • Performance og resultatkultur i organisationen - og koblet op til gevinstrealiseringen
  • Modstand i organisationen mod ændringer og realisering af gevinster

Det vil give os en dybere indsigt i, hvorfor kæden knækker i overgangen mellem fra projekt til drift.

Alle vil være med til festen, men ingen rydder op!
Der er en en naturlig, men ærgerlig forklaring på, at interessen for business casen og gevinstrealisering daler, når projektet bliver skudt i gang. Der er en naturlig optimisme, når man sætter noget nyt i gang. Det er også risikofrit på den korte bane. Ingen kan endnu se resultaterne - endnu -, så alle er interesseret i at være med til festen. Når projektet er slut og overgår til drift, så er den sjove del af festen slut, og nogle må blive tilbage og sørge for oprydningen. Det kan være en overkommelig opgave, men det kan også være det modsatte og forbundet med mange tømmermænd. Det sikre er derfor mange at skynde sig videre til næste fest - inden oprydningen sætter ind!

Vi tager glæderne på forskud
Konsekvensen af, at opgaven er besværlig og sjældent fører til hurtig anerkendelse og klap på skulderen, er, at der bliver taget forskud på glæderne. Gevinstrealiseringen bliver klaret i en håndevending. Budgettet bliver beskåret med den forventede gevinst. Det betyder i praksis, at pengene allerede er ”sparet”, inden business casen er implementeret. Det er så op til den enhed, der har fået reduceret sit budget, at løbe besparelsen hjem enten via business casen eller på anden vis.

Regningen bliver gjort op
Efter en fed fest, hvor den nye baby blev fejret, skal regningen gøres op. Gevinsten skal i hus – ikke nødvendigvis på grund af business casen, men man finder gevinsten, der hvor der nu er nogle ledige ressourcer. Fx bliver man nødt til at omlægge arbejdsgange og spare årsværk eller sænke servicen på områder, der ikke har noget med business casen at gøre; e.g. reducere åbningstiden, sløjfe svartidsgarantier, lukke ned for personlig betjening, fjerne alle telefonnumre, lukke ned for chat-service. Og på den måde, er der overhovedet ingen sammenhæng mellem business casen og gevinstrealiseringen.  Det går også ud over bredden i business casen.

Selvom business casen ofte indeholder andre mål end budgetforbedringer – fx produktivitets- og kvalitetsløft – er der sjældent fokus på at følge disse mål til dørs, det vil sige måle i hele investeringens levetid, fx 4 år.

Men der er lyspunkter. Hvis man skal pege på et eksempel, hvor det er lykkedes at realisere gevinsterne i den fremlagte business case, er obligatorisk Digital Post egentlig et lyspunkt. Digital Post har helt konkret givet kommunerne portobesparelser og dermed realisering af gevinster. Langt vanskeligere har det været at høste de gevinster, der var forudsat omkring mere effektive arbejdsgange, når posten bliver sendt og modtaget digitalt.

Hvordan organisationerne rent faktisk vurderer deres evne til gevinstrealisering og de udfordringer, de står med, forventer vi at kunne se, når resultaterne fra business case undersøgelsen 2017 kommer ind hen over sommeren.

Er man som virksomhed eller organisation interesseret i at læse mere om undersøgelsen, kan man læse mere på www.1stroke.dk eller deltag i undersøgelsen her.

Yderligere information:

Kontakt
Martin J. Ernst, CEO, mobil: +45 8851 0222 eller mail: mje@1stroke.dk
Jimmy Kevin Pedersen, ass. partner og seniorkonsulent, mobil +45 5239 3885 eller mail jkp@1stroke.dk

Læs mere på 1stroke.dk