Risikobaseret tilsyn: Større krav til dokumentations-systemernes fleksibilitet

I 2017 har Styrelsen for Patientsikkerhed taget hul på de såkaldte risikobaserede tilsyn. Temaerne for tilsynet skifter fra år til år, og det stiller store krav til de socialfaglige it-systemer, der skal levere dokumentationen, men også til de enkelte tilbuds vilje og disciplin, så der løbende dokumenteres i forhold til de aktuelle temaer.

Farverig illustration

Styrelsen for Patientsikkerhed fører to forskellige former for tilsyn med behandlingssteder: planlagte og reaktive. De planlagte udføres som led i det risikobaserede tilsyn og bliver varslet seks uger inden med et varslingsbrev. Et reaktivt tilsyn kan ske med eller uden varsel. Foto: Michael Henriksen

Risikobaseret tilsyn: I 2017 gennemfører Styrelsen for Patientsikkerhed for første gang tilsyn på landets dag- og døgntilbud på det specialiserede socialområde. Undertiden uden varsel.

Formålet med de risikobaserede tilsyn er at fremme patientsikkerheden på alle typer af behandlingssteder og at understøtte Styrelsen for Patientsikkerheds mission om, at det skal være trygt at være patient.

På det enkelte dag- eller døgntilbud er det ledelsens ansvar, at der foreligger en skriftlig instruks for føring, opbevaring og adgang til optegnelser, der indeholder sundhedsfaglig dokumentation.

Styrelsen kommer med andre ord med et batteri af spørgsmål til dokumentation af det enkelte tilbuds arbejde.

De første er  i gang
Allerede i april fik det socialpsykiatriske bosted Helenes Minde på Østerbro i København besøg af Styrelsens for Patientsikkerhed. Besøget fandt sted, netop som botilbuddet havde travlt med at implementere Fælles MedicinKort, FMK i deres socialfaglige it-system.

- Vi valgte at betragte det som en mulighed for at sikre den sundhedsfaglige kvalitet, da vi i samme periode alligevel skulle arbejde med at implementere FMK. Dog gav det os en del arbejde, idet vores dokumentationssystem overhovedet  ikke var sat op i forhold til at understøtte de særlige sundhedsfaglige lovkrav, som vi blev mødt med af tilsynet , siger den daglige leder, som ellers oplevede det nye tilsyn som en god oplevelse, siger daglig leder, Maj Greifenstein, der har fortalt om sine erfaringer på styrelsens egen hjemmeside.

Mange afventer stadig tilsynsbesøg
På OK-Centeret Enghaven i Horsens, der driver et bo- og behandlingstilbud  til voksne med forskellige psykiatriske problemstillinger,  har man endnu til gode at få besøg af tilsynet, men har i længere tid arbejdet med at få styr på dokumentationen:

- For at forberede os bedst muligt har vi i OK-Fonden nedsat et fagligt netværk som har haft som opgave at få klarhed over hvad der skal til for at alle OK-Fondens institutioner kan leve op til kravene for det risikobaserede tilsyn, forklarer udviklingsmedarbejder Kim Jeppesen.

- Udvalget har være på besøg hos os på Enghaven i Horsens og gennemført en lille audit for at afdække hvad der kører som det skal, og hvad der skal udvikles for at vores nuværende socialfaglige it-system understøtter opgaven.

I den forbindelse blev vi klar over at vi skulle udvikle noget mere på dokumentationsdelen/It understøttelsen, da vores socialfaglige it-system EG Sensum Bosted først og fremmest er udviklet som et socialfagligt værktøj. Det førte til en dialog med leverandøren, der allerede var i gang med at opgradere systemet til at understøtte de nye krav, og det eneste jeg kan se, som på nuværende tidspunkt mangler, er et sted, hvor vi let kan håndtere diverse somatiske målinger, som vægt, blodtryk, blodsukkerværdier mm.

 Nu mener Kim Jeppesen derfor, at Enghaven er klar til det risikobaserede tilsyn.

 - Da vi endnu ikke har haft et tilsyn ved jeg naturligvis ikke, hvor omfattende det forløb bliver, men jeg ved, hvad de vil interessere sig for, idet tilsynet har udsendt, hvilke målepunkter de vil gå efter. Dette vil på dokumentationssiden bl.a. omfatte de overordnede styrende dokumenter omkring medicinhåndtering, herunder medicininstrukser og ikke mindst den sundhedsfaglige dokumentation vedrørende den enkelte borger. Samlet set, må vi dog sige, at det kan være en udfordring at håndtere den stigende dokumentationskompleksitet., siger Kim Jeppesen og tilføjer:

 - Og her kommer IT-understøttelsen ind som en vigtig faktor, idet det stiller endnu større krav til, at man som medarbejder på et socialt tilbud hurtigt kan danne sig et overblik over hvor og hvordan man både komme af med relevant data og hvordan man omvendt hurtigt at finde den information man har brug for.

To slags tilsyn og skiftende temaer
Styrelsen fører to forskellige former for tilsyn med behandlingssteder: planlagte og reaktive. De planlagte udføres som led i det risikobaserede tilsyn og bliver varslet seks uger inden med et varslingsbrev. Et reaktivt tilsyn kan ske med eller uden varsel.

Netop de skiftende temaer stiller store krav til de socialfaglige it-systemer, der skal levere dokumentationen, men også til de enkelte tilbuds vilje og disciplin, så der løbende dokumenteres i forhold til de aktuelle temaer.

Også for it-leverandørerne har det været en udfordring at få tilpasset systemerne, så de både kan understøtte de socialfaglige og de sundhedsfaglige krav i samme system:

 - Alle tilsyn indeholder elementer af observation, interview og gennemgang af skriftligt materiale, som er mere eller mindre standard og til at håndtere både for os som it-leverandør og for de enkelte tilbud. Men temaerne for de risikobaserede tilsyn skifter år for år. I 2017 har tilsynet fokus på medicinhåndtering og prøvesvar i patientforløb. Næste år kan det være helt anderledes. Derfor vil det være tidsbesparende for tilbuddene, hvis de på forhånd har struktureret dokumentation i forhold til de aktuelle temaer, så data ligger klar, når den tilsynsførende banker på døren, siger seniorkonsulent Michael Henriksen, EG Team Online.

Her kan du læse Styrelsen for Patientsikkerheds aktuelle målepunkter.