Webmaster rydder op i gamle selvbetjeningsløsninger

Ligesom mange andre kommuner har Kalundborg Kommune i årevis været nødt til at benytte Word- eller pdf-dokumenter på hjemmesiden, når borgerne skulle ansøge om noget eller aflevere informationer til en sag.

Nu er de gamle selvbetjeningsløsninger ved at blive fuldstændig udfaset til fordel for moderne, sikre digitale selvbetjeningsløsninger, som kommunen selv designer.

Rundt omkring på Kalundborg Kommunes hjemmeside er borgerne i årenes løb stødt på mindst 50 forskellige blanketter og formularer, som de skulle downloade, udfylde og returnere til kommunen i forbindelse med ansøgninger og sagsbehandlinger.

– Typisk har det været meget kommunespecifikke skemaer og formularer, hvor der ikke findes en standardblanket, eller hvor det har været for dyrt at få en ekstern leverandør til at levere en løsning, siger webmaster Heidi T. Kristensen, Kalundborg Kommune.

Som udgangspunkt var fremgangsmåden sikker nok, så længe borgerne returnerede skemaerne via Digital Post. Men det var bøvlet og tidskrævende, især når borgerne undlod at udfylde nogle af oplysningerne.

Som sådan var der ikke nogen fordel ved det. Det var egentlig bare i mangel af bedre. Vi havde ikke andre løsninger at tilbyde, forklarer Heidi T. Kristensen, der løbende optimerede de mange dokumenter ved at konvertere dem til pdf-dokumenter som formularer.

Kalundborg valgte Smart Designer

Efter at have afsøgt markedet grundigt har kommunen imidlertid valgt at købe gør-det-selv-modulet Smart Designer, der er en udvidelse til EG Selvbetjening.

Det betyder, at Heidi Kristensen selv kan oprette alle de små og store selvbetjeningsløsninger, der er brug for:

– Mine kolleger bliver glade, når vi tilbyder dem en selvbetjeningsløsning. For det er en rigtig god løsning, specielt i forhold til brugervenlighed og håndtering af borgernes personfølsomme oplysninger.

Læs artikel: Bedemandseffekten kan måske løse et digitalt problem

Sikrer følsomme persondata

Designværktøjet gør det enkelt at overholder GDPR-reglerne.

– Med formularer oprettet i Smart Designer kan borgerne kommunikere sikkert med os, og de oplever forhåbentligt, at det er et brugervenligt system, hvor de kan udfylde deres formularer til os, lige præcis når de har lyst til det, tilføjer Heidi T. Kristensen, der også peger på, at løsningen i sidste ende kan vise sig at give kommunen en mere effektiv arbejdsgang.

– Når vi laver formularer i Smart Designer, kan vi lave mange af felterne obligatoriske, så vores sagsbehandlere ikke mangler oplysninger, når de skal til at sagsbehandle. Desuden indeholder løsningen en beregner, der tæller de oplyste tal sammen, så der ikke sker regnefejl.

Endelig ender besvarelserne på borgerens sag i vores ESDH-system, så alle oplysninger om borgeren er samlet digitalt et sikkert sted. Hele arbejdsgangen er dermed blevet både nemmere og sikrere for både medarbejder og borger, siger webmaster Heidi T. Kristensen, Kalundborg Kommune.

Læs mere: Se EG's tema om servicedesign

Læs artikel: Poul Venø: Selvbetjeningsløsninger skal være mere brugervenlige 

Læs mere: Gør borgerservice enkel med EG Selvbetjening

• Del