RPA: Tre gode råd til kommunerne om softwarerobotter

Aalborg Kommune har gode erfaringer med at få udviklet en robot, der kan overtage det manuelle arbejde med håndtering af sygedagpengerefusion. RPA-teknologien matcher den offentlige virkelighed godt, mener lønkonsulent Jacob Andersen, der har tre gode råd til andre kommuner, der vil i gang med en RPA-løsning.

RPA: Hvert år håndterer medarbejderne i Aalborg Kommunes lønkontor op imod 12.800 indberetninger om dagpengerefusion i forbindelse med sygdom. Arbejdet er vigtigt, men trivielt, og tager tid fra arbejdet med at løse mere komplekse kerneopgaver.

Derfor har Aalborg Kommune nu i samarbejde med EG udviklet en RPA-robot, der kan håndtere hele arbejdsgangen i forbindelse med sygedagpengerefusion:

- Kvaliteten af arbejdet med håndtering af sygedagpengerefusioner i Aalborg Kommune er blevet væsentligt forbedret. Opgaven bliver løst langt hurtigere, og mine kolleger får frigivet tid til deres kerneopgaver. Samlet set sparer softwarerobotten os 300 timer om året, så investeringen tjener sig allerede hjem det første år, siger lønkonsulent Jakob Andersen, Lønkontoret i Aalborg Kommune.

Håndtering af DP 133

Robotten er udviklet specielt til at håndtere de blanketter, som kommunen modtager fra KMD, DP 133, hvorfra data efterfølgende skal indtastes i kommunens eget lønsystem, valideres og bogføres, så de kan blive udbetalt til de enkelte arbejdsgivere.

Robotten har nu overtaget hele arbejdsgangen og skærer 1,4 minut af behandlingen af hver eneste indberetning. Selvom den har overtaget en række arbejdsopgaver på kontoret, er medarbejderne positive over for deres nye kollega, som de har døbt Vera:

- Måden, vi arbejdede på før, var ikke tidssvarende. I 2018 skal man ikke spilde tiden med at genindtaste cpr-numre fra en pdf og lede efter oplysninger til bogføring på nettet. Robotten er utrolig let at betjene, og vi sparer mange ressourcer ved at lade den håndtere arbejdet med sygedagpengerefusion. Robotten laver desuden færre fejl, så jeg har faktisk større tiltro til Vera end til mig selv, siger økonomimedarbejder Kirsten Nielsen, Lønkontoret, Aalborg Kommune.

Næsten generisk løsning

Efter at softwarerobotten er udviklet og sat i drift, er Aalborg Kommune overbevist om, at andre kan få glæde af løsningen:

- Den softwarerobot, som vi har udviklet sammen med EG, kan med fordel anvendes i alle andre kommuner og regioner, hvor man arbejder med refusioner. Gevinsten vil naturligvis variere fra kommune til kommune, men i Aalborg Kommune har vi haft rigtig store gevinster ved at automatisere arbejdet med sygedagpengerefusion med en softwarerobot, siger lønkonsulent Jakob Andersen, Lønkontoret, Aalborg Kommune.

Lad os hjælpe med dit RPA-projekt.