RPA er motiverende for hele organisationen

RPA: Holstebro Kommune har sammen med seks andre danske kommuner indgået et netværkssamarbejde, der skal øge kommunernes viden om og brug af RPA. Kommunen har sat to mand til at kode RPA, og ideer og processer vælter ind fra motiverede chefer og medarbejdere.

"Kommunerne er kommet langt i at forny, forbedre og forenkle deres arbejdsprocesser for at øge kvaliteten og kapaciteten af deres serviceproduktion. Digitale medarbejdere vil spille en central rolle i at kunne reducere ekspeditionstiden og frigøre tid til samspil med kommunens borgere og forretningsudvikling. Digitale medarbejdere hjælper kommunens medarbejdere med at få mere tid til at udføre de mange opgaver med at realisere kommunens aftalte mål."

Sådan stod der i et oplæg til et webinar om RPA og fremtidens digitale medarbejdere. På webinaret fortalte Karin Stubkjær, der er teamleder i Økonomiservice i Holstebro Kommune, om kommunens forholdsvis nye erfaringer med RPA og det at ansætte digitale medarbejdere.

Vicekommunaldirektør Claus Brandt, Holstebro Kommune, fortæller om kommunens historie med RPA:

– I vores digitale strategi, som vi udviklede for to år siden, har vi et spor, der hedder "På forkant med udviklingen". Herfra kom viljen til at prøve RPA af, og det har sat skub i det. Dengang skrev mange om, hvad man kunne spare ved RPA, og i andre kommuner var man ret langt fremme med RPA-løsninger, som vi fandt initiativrige og spændende. Vi tog til Odense, så, hvad de lavede, blev inspirerede og fik noget af en øjenåbner. Det ville vi også i gang med, sagde vi til hinanden.

Holstebro Kommune satte herefter gang i RPA og automatiserede løsninger, men først skulle man lige overvinde de første forhindringer:

– Vi havde en lille barriere med hensyn til at finde startværktøjerne, men vi fik anskaffet software, og vi skulle have hjælp til at programmere robotterne. Vi brugte Ernst & Young, og vi fandt de første processer, som var behandling af lægeerklæringer og §10-ansøgninger, hvor der var en kompleks opfølgning på økonomi. Det fik vi rimelig hurtigt sat i gang, fortæller Claus Brandt.
 

Læs artikel: Få så sat de robotter i gang med arbejdet

Unik videndeling mellem kommuner

Kommunen skulle forberede RPA til medarbejderne, og man har besluttet, at de afdelinger, der udvikler robotterne og RPA-løsningerne, også er dem, der får gevinsterne ved dem.

– Desuden er det jo unikt, at vi kommunerne imellem gerne lader os gensidigt inspirere, og vi låner gerne ideer og processer ud til hinanden, siger Claus Brandt og refererer blandt andet til et netværk mellem syv kommuner, der deler RPA-erfaringer med hinanden.

Startskuddet til RPA i kommunen var blandt andet, at man som kommune har et effektivitetskrav hvert år.

– Her er RPA en stor hjælp. RPA er decideret motivationsfremmende her hos os, og vi har ikke mødt modstand overhovedet. Vi startede der, hvor cheferne var mest begejstrede for RPA, og alle steder har de taget usandsynligt godt imod det, understreger Claus Brandt.

Han giver selv svaret på hvorfor:

– De kommer af med kedelige rutineopgaver, hvor tiden så pludselig kan bruges på noget langt mere udfordrende og kreativt. RPA bliver betragtet som en stor hjælp til det – og det handler ikke om besparelser.

Han er også meget jysk og realistisk, når det gælder mulighederne for at opnå store besparelser med RPA:

– Det er heller ikke sådan, at der ligger millioner af kroner i dette her – men det er en stor hjælp i det daglige rutinearbejde. Jeg ved godt, at salgsmaterialet og reklametrommerne siger noget andet, men det vil ikke ske her hos os. Det handler om noget andet, nemlig om at undgå de kedelige rutineopgaver, fastslår Claus Brandt.

Læs artikel: Fordele ved RPA skal kommunikeres bedre

Kortlægning og ideudvikling

For at undgå forhindringer i RPA-projektet i Holstebro Kommune gør Claus Brandt og de øvrige meget ud af at kortlægge arbejdsopgaver meget præcist, for det kræver RPA-processerne.

– Det tager lang tid. Det største bump har været adgang til data i andre fagsystemer. Det har ikke været helt nemt at finde ud af, hvordan de skal ligge optimalt. Man skal kunne finde de data på en anden måde, men det har vi fundet løsninger på, siger Claus Brandt.

Overordnet har der ifølge ham overhovedet ikke været modstand mod at indføre RPA, og det positive er, at kommunen og den enkelte medarbejder kommer af med rutineopgaverne.

– Den tid, der bliver tilovers ved dette, bruger vi til tre ting: at se på manuelle indtastninger, at se på manglende snitflader i vores fagsystemer og at yde bedre borgerservice.

Næste skridt med RPA i Holstebro Kommune er at få ideer til nye processer. Det første år har kommunen lavet syv processer. Dem skal man nu færdiggøre, og man skal tage nye ind.

– Ideerne kommer typisk fra cheferne, og RPA er ikke kun til små processer, men også til de helt store. Før købte vi alle løsninger udefra, men nu kan vi programmere selv, og det er nyt og banebrydende, at vi kan få så meget gjort selv med automatiseringsprocesser og robotter. RPA er som sådan ikke en teknisk landvinding, men et meget brugbart værktøj, som vi selv kan arbejde med.

De to medarbejdere, som kommunen har samlet i en lille enhed, er henholdsvis it- og kontoruddannet.

– De kan programmere begge to, og for at undgå barrieren med at sætte sig ind i RPA har de begge fået sidemandsoplæring hos Ernst & Young. Det er kun de to, der programmerer, og de har flair for den slags. Næste skridt er at udvikle RPA stille og roligt, i takt med at de gode ideer kommer på bordet. Vi skal indhente de gode ideer i organisationen, og det glæder vi os til, fastslår Claus Brandt.

Læs artikel: Tre gode råd til kommunerne om softwarerobotter

Læs mere: Digital automatisering med softwarerobotter

• Del