Robotteam gavner RPA-projekter i Odense

Odense Kommune har med robotten Tyra gang i en lang række projekter med RPA, Robotic Proces Automation. Et særligt robotteam har været med til at bane vejen til succes ved at skabe sammenhæng mellem forretningens ønsker og teknologien. Det er afgørende at får skabt et fælles sprog og afstemme forventningerne, mener it- og digitaliseringschef, Jørgen Brolykke Rasmussen.

RPA-Robotteam

For at kvalificere og styre de mange projekter kommunen haft succes med at nedsætte et særligt robotteam. Foto: Colourbox

RPA:  Algoritme-robotten Tyra huserer i Odense Kommune, hvor en række små og store projekter skal effektivisere indsatsen i hverdagen. 

De første pilotprojekter er afviklet med succes. Tidligere håndterede kommunens medarbejdere i Beskæftigelse- og Socialforvaltningen fx manuelt  ca.12.000 lægeerklæringsfakturaer og ca. 35.800 digitale underretninger om året. Pilotprojektet skar to tredjedele af tidsforbruget for fakturaer og halvdelen for underretninger.

Derfor har kommunen fået færten af effektivitetspotentialet ved hjælp af RPA, og har "snuden i sporet", som it- og digitaliseringschef, Jørgen Brolykke Rasmussen udtrykker det.

Konkret betyder det, at kommunen p.t. er i gang med at kvalificere 70 nye RPA-projekter.

RPA og robotteamet
Netop for at kvalificere og styre de mange projekter er det nødvendigt at få sat det rigtige hold fra starten, og derfor har kommunen haft succes med at nedsætte et særligt robotteam, der består af både "kode-fyre" og proceskonsulenter, der kan gå i dialog med forretningen, forklarer Jørgen Brolykke Rasmussen. 

Hvis man vil have succes er det dog vigtigt, at alle roller er kendt og besat med kompetente medarbejdere med de rette kompetencer.

Odense Kommune har identificeret otte roller, som er vigtige i arbejdet med RPA-projekter.

Rolle

Kompetence

Ansvar

Processansvarlig

Valg af proces og sikring afbemanding af fagspecialister

Tilvejebringelse og fastholdelse af allokerede ressourcer

Godkendelse af samlet løsning

Projektleder

Sikring af fremdrift i projektet inkl. afrapportering, ressource- og risikostyring, samt realisering af milepæle tilknyttet det enkelte sprint.

Etablering af samlet projektplan

Fremdrift i projektet

Målopfyldelse af projektet

Udarbejdelse af afrapportering af evaluering inkl. business case

Fagspecialist

Indblik i og kendskab til processen, sagsskridt og godkendelseskriterier i den eksisterende administration eller sagsbehandling.

 

 Samling og validering af eks. dokumentation

Udarbejdelse af user-stories og test-cases

Gennemførelse af brugertest. 

Proceskonsulent

Overordnet kortlægning af proces, indhentning og validering af data, samt tilrettelæggelse og prioritering af automatiseringen i praksis i samarbejde med projektleder.

 

Bistand til udarbejdelse af user-stories, test-cases og gennemførelse af bruger-test.

Roboticskonsulent

Indsigt i robotics-løsning.

Opsætning og design af løsninger i softwaren og løbende test af disse i praksis i samarbejde med proceskonsulent og fagspecialist.

Design og opsætning af robotics-løsning.

Bistand til bruger-test

IT-konsulent

Indsigt i de systemer og applikationen, der indgår i processen.

Bistand til udarbejdelse af test-cases, kvalificering af test-cases og gennemførelse af bruger-test.

Etablering af testmiljø

 Test af kobling til de øvrige systemer og applikationer, der indgår i processer

Migrering og opsætning til produktion

Se videointerview med it- og digitaliseringschef, Jørgen Brolykke Rasmussen, Odense Kommune, hvor vi har spurgt, hvad det er ved RPA, som er så specielt, at man har nedsat en decideret robotteam i kommunen.