Frays 5 gode råd om RPA

RPA (robotics process automation) vinder stadig større popularitet i det offentlige – men hvordan kommer man godt i gang?

RPA: Går du med tanker om, hvordan man egentlig gennemfører et godt RPA-projekt? Hvordan man får hul på det nye område?

Digital rådgiver Michael Fray deler her fem gode råd til alle, der skal i gang med at arbejde med softwarerobotter.

1: Drøm stort, og start småt

Du skal erhverve dig erfaringer med RPA først. Start med en lille ting, og bliv bekendt med det. Få det ind under huden og op under neglene. Find ud af, hvad det hele egentlig går ud på. Det skal understøttes af noget teknologi, som man skal have ind i huset, men i virkeligheden handler det om forretningen – om processer. Det skal man være klar på. Der er en del procesarbejde i det.

Læs artikel: Få så sat de robotter i gang med arbejdet

2: Find processer, der egner sig til automatisering

Vælg de processer, der har det største potentiale, og find den lavthængende frugt, der findes i stort set alle afdelinger.

Kom i gang med RPA. Få lavet et POC, og vælg og test nogle forskellige leverandører. Find den leverandør, der passer til din organisation, for værktøjerne er faktisk lidt forskellige.

Valget af leverandør afhænger også af, hvilke ressourcer man selv har i forvejen, som kan noget.

I første omgang handler det om at rekruttere fra egen organisation. Find de medarbejdere, der synes, det kunne være sjovt at være med til det her. Det er ikke det største problem, fordi det jo er noget nyt og spændende. Spørgsmålet er, om man har nogen med det rigtige mindset i butikken.

Det er nemt at købe sig til hjælp for at skabe et team omkring automatisering og RPA. Man skal sørge for at få noget best practice ind og finde ud af, hvordan man beskriver arbejdsgangene. Derfra skal de ind i en softwarerobot, og der skal man få talt om, hvem der ejer projektet, hvordan det forankres, og ikke mindst hvem der står for opdateringer og sikkerhed.

At sætte strøm til en dårlig proces gør den ikke mere effektiv. Tit og ofte skal man se sine processer og arbejdsgange efter i sømmene.

Læs artikel: RPA-robot tager nordjyder med storm

3: Etabler et godt samarbejde mellem forretning og it

Det er alfa og omega. It-afdelingen er vigtig at have med, for den udruller software, og det er den, der holder serverne i luften. I de fleste andre it-projekter er det en naturlig ting, at it er en del af det. Sådan er det ikke nødvendigvis med RPA. Det er sjældent, at et RPA-projekt starter i en it-afdeling, fordi det ofte er et forretningsbehov, der driver ideen.

Mange forretningsafdelinger ser RPA som "noget, vi kan klare på egen hånd". Det ser ud som om, at it-afdelingerne oftere ikke er en del af RPA-projekter end af almindelige it-projekter. Det er en rigtig dårlig løsning, fordi man på et eller andet tidspunkt finder ud af, at man ikke kan klare sig uden it-afdelingen, og så kunne man lige så godt have taget højde for det fra starten.

Se video: Robotteam gavner RPA-projekter i Odense

4: Skab en god intern organisation

Find en lavthængende frugt, lav en proces, og få bevist gennem en businesscase, at vi forventer de her resultater. Sørg for at få defineret for hvert enkelt resultat, hvordan vi har tænkt os at måle det, og, når POC er kørt igennem, om vi nåede de resultater, vi gerne ville, og hvad der var af bøvl undervejs.

Få derefter justeret, så forventningerne til RPA er realistiske. RPA kan rigtig meget, men man skal altså lige i gang først. Det tager måske en måned med den første proces, men derefter tager det måske kun en uge.

Læs artikel: Kan robotterne give dig varme hænder?

5: Afmystificer RPA – og kommuniker meget og åbent

De ansvarlige skal være åbne og gode til at forklare ude i organisationen, hvad det er, de laver, og hvorfor de gør det, så RPA bliver afmystificeret. Det kræver god kommunikation på alle planer. "Vi gør det her, fordi det skal være sjovere at arbejde, og fordi det er sjovere at bruge tiden på opgaver, som virkelig kræver et menneske – og ikke på noget, der kunne varetages af en fra 7. klasse".

Sælg det som noget, der fritager medarbejderne fra de trælse opgaver, og sæt nogle kreative opgaver i stedet. Det skal være sjovt at arbejde. Medarbejderne synes, det er fedt, når de er kommet i gang, og det virker. At se det virke til gavn for alle er et meget overbevisende argument, og de kommer hurtigt selv med nye ideer til automatisering.

Derfor er det vigtigt at få hele organisationen med og rammerne på plads. Dokumentationen kan tage tid, og i det offentlige går alting i udvalg og styregrupper. Det gør det tungt. Det gør, at man ikke er superagil. Nogle steder vil automatisering kunne ende i mere politik og pladder end et reelt ønske om fremgang.

Se video: Data analytics i det offentlige er fortsat i sin vorden

Læs artikel: Du skal lære at leve med digitale omstillinger

Læs mere: Den øgede automatisering minimerer fejl

• Del