Business intelligence: Standardrapporten længe leve!

Arbejdet med business intelligence bliver ofte gjort til et spørgsmål om science fiction-agtig udnyttelse af big data eller dæmoniseret, som når man taler om Cambridge Analyticas misbrug af den enkeltes personlige data. I det offentlige er business intelligence dog i dag synonymt med datadrevet beslutningsstøtte, og flere og flere data er nu lettilgængelige for de relevante medarbejdere i form af standardrapporter, der aldrig går af mode.

Standardrapport-Business-Intelligence

Efter mange år hvor offentligt ansatte følte, at de spildte tiden med at hælde data ind i deres fag- og dokumentationssystemer, får medarbejderne nu i stort omfang adgang til flere og flere data, der understøtter dem i deres daglige arbejde. Foto: Getty Images

Business intelligence: I ly af de store etiske diskussioner om datasikkerhed vokser den praktiske hverdagsanvendelse af det offentliges data med stor hast. Efter mange år hvor offentligt ansatte følte, at de spildte tiden med at hælde data ind i deres fag- og dokumentationssystemer, får medarbejderne nu i stort omfang adgang til flere og flere data, der understøtter dem i deres daglige arbejde. 

- Mange kommuner har allerede i dag et datawarehouse, hvor de kan trække data ud, men i praksis er det ofte uoverskueligt at identificere og få sammensat de rigtige rapporter. Derfor arbejder alle it-leverandører inklusive EG da også med bedre måder at udstille de mange værdifulde data på, som fx kommuner og regioner ligger inde med, siger senior product manager Jakob Bækgaard Riis, der arbejder med business intelligence inden for det offentlige. Og selvom de fleksible BI-løsninger er fremtiden, vil standardrapporten overleve mange år endnu. 

- I EG arbejder vi p.t. med et koncept med datapakker, forklarer senior product manager Jakob Bækgaard Riis:

- Konkret betyder det, at vi støt og roligt er begyndt at trække data ud fra vores løn- og personaleadministrationssystemer og pakketere de mange forskellige data i standardrapporter. 

Data analytics er stadig i sin vorden

Standardrapportens fordele

Fordelen ved standardrapporterne er, at vi allerede har sammenstillet en lang række nøgletal, som de fleste har brug for, siger Jakob Bækgaard Riis.

I datapakken "Fast løn, tillæg og pension" kan man trække rapporter over medarbejderens lønsammensætning. Rapporterne er sammensat af stamoplysninger registreret på den enkelte medarbejder og udvalgte beregninger i aktuelle lønkroner – fx grundløn og pension.

- Baseret på kundens egne data kan vi fx trække rapporter med aktuelle lønkroner for seks forskellige perioder – dvs. indeværende måned, tre måneder bagud og to måneder frem i tiden. Desuden opdateres datapakken dagligt, så hvis en medarbejder får lønforhøjelse i dag, vil det fremgå af dataene/rapporten i morgen, forklarer Jakob Bækgaard Riis.

Et andet godt eksempel på, hvordan datapakker fungerer, er datapakken "Forbrug", fortæller Jakob Bækgaard Riis:

- Med datapakken Forbrug kan du trække rapporter over det aktuelle forbrug af lønkroner, lige fra kommunaldirektøren til den enkelte medarbejder i hjemmeplejen, forklarer han.

- Vi kan altså lave rapporter på forbrugte kroner og forbrugte timer/enheder, som fx udbetalt overarbejde eller udbetalt befordring, og der er en meget fleksibel adgang til dataene. Du kan lave udtræk på mange forskellige kombinationsmuligheder, som fx regnskabs- og præstationsperiode kombineret med enten filtrering eller specifikation på kontonummer, afdeling, medarbejder og/eller lønart.

En gris med sminke er stadig en gris

Aldrig har det offentlige haft bedre dataadgang

Alt i alt mener Jakob Bækgaard derfor, at det for den offentlige leder i dag er lettere end nogensinde at få et aktuelt overblik over organisationens performance: 

- Anvendelsesmulighederne er utallige. Den form for data er jo uvurderlige i hverdagen. Det gælder, når forvaltningens topchef skal have det kølige overblik over økonomi og forbrug, men det ruster også afdelingschefen, når han skal forhandle løn med medarbejderne, og giver overlægen på sygehusafdelingen mere tid til at tilse patienterne frem for at lede efter tal om sygefravær og vikarbudget i sine regneark, mener Jakob Bækgaard Riis.

Kombiner løn- og HR-data på tværs af organisationen

Standardrapporter er først og fremmest med til at sikre fælles fokus i organisationen – en fælles sandhed. Jakob Bækgaard Riis,senior product manager, EG

Fælles fokus

Sidst, men ikke mindst, danner standardrapporter et fælles beslutningsgrundlag: 

- Naturligvis er målet altid totalt fleksible løsninger, hvor alle tal og data kan sammenstilles og visualiseres efter ønske. De løsninger findes og bliver hele tiden forbedret. Standardrapportens styrke ligger da også et helt andet sted. For standardrapporter er først og fremmest med til at sikre fælles fokus i organisationen – en fælles sandhed. Og så undgår man i øvrigt også usikkerhed og forvirring på grund af forkerte eller uens periodeafgrænsninger m.m.

Stort ønske om bedre brug af data

I forbindelse med implementeringen af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 er der nedsat et stående udvalg, der skal skabe klare juridiske rammer for effektiv digital forvaltning.

Læs på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside mere om det offentliges initiativer til bedre brug af data og hurtigere sagsbehandling. 

Udvalget er nedsat i regi af Digitaliseringsstyrelsen og skal indsamle, screene og prioritere tværgående juridiske udfordringer ved digitalisering, der løbende identificeres ved analysearbejdet under strategiens øvrige initiativer og hos de offentlige myndigheder uden for strategiens initiativer.

Sådan kommer I godt i gang med business intelligence