Business intelligence er også en del af GDPR

Business intelligence: Som disciplin er business intelligence (BI) traditionelt forbundet med styring af og opfølgning på ressourcer i bred forstand.

I praksis har BI dog også en væsentlig rolle at spille i forhold til den generelle informations- og datasikkerhed, mener senior product manager Jakob Bækgaard Riis, EG.

- Mængden af offentlige data er næsten uendelig, og data kan bruges på utallige måder. Et godt eksempel er den aktuelle GDPR-indsats, hvor vi bruger standardrapporter med afsæt i business intelligence til at løse kommunernes opgaver i forbindelse med informations- og datasikkerhed, forklarer Jakob Bækgaard Riis: 

- Lige nu er alle travlt optaget af at leve op til GDPR-reglerne, og i de sidste måneder er der gået uendeligt mange timer med at etablere det nødvendige overblik og få fastlagt de nye procedurer og måske strammet op på de gamle.

Men i bund og grund handler GDPR jo om effektivt at håndtere og organisere sig omkring enten en række aktiviteter, som skal løses én gang for alle, eller nye faste opgaver, der skal løses og vedligeholdes løbende som en del af et årshjul i forvaltningen, forklarer Jakob Bækgaard Riis:

- Der er tale om både nye processer, der skal søsættes, og eksisterende processer, der skal beriges med supplerende formål og handlinger. Alle offentlige virksomheder og organisationer tilstræber selvfølgelig, at de opgaver løses effektivt og gerne digitalt – og med sikkerhed for, at opgaveløsningen er tilstrækkelig, hverken mere eller mindre, forklarer Jakob Bækgaard Riis.

BI – holder styr på brugerrettigheder og audit

Typisk har fx kommuner og regioner brug for at have fuldstændigt styr på deres brugerrettigheder for at overholde et aspekt af GDPR-reglerne.

Her kan BI bidrage til at skabe overblik over medarbejdernes it-roller og -rettigheder ved at tilrettelægge disse i standardrapporter, som så kan distribueres til de rette personer – ofte ledere – i organisationen.

En standardrapport baseret på den rette datapakke er særligt velegnet til at understøtte en organisation i at gennemføre attestering af it-rettigheder, vedligeholde dette overblik samt dokumentere aktuelle adgange. Senior product manager Jakob Bækgaard Riis, EG

- Sådan en standardrapport baseret på den rette datapakke er særligt velegnet til at understøtte en organisation i at gennemføre attestering af it-rettigheder, vedligeholde dette overblik samt dokumentere aktuelle adgange, påpeger Jakob Bækgaard Riis.

Læs artikel: Business intelligence: Standardrapporten længe leve!

BI er generelt kendetegnet ved, at data i de valgte rapporteringsformater automatisk opdateres og på den måde er klar til brug i de talrige kontrol- og auditprocesser, der løber af stablen hvert år, fx:

• At gennemføre kontroller af løn og af it-rettigheder. Ledere skal attestere it-rettigheder både løbende og halvårligt.
• At gennemføre audit eller stille datagrundlag til rådighed for andre, fx it-revisionen, der skal gennemføre audit.
• At rapportere til revisionen/egen organisation, hvor det ofte er sådan, at rapporter sammensættes af forskellige brudstykker, som det i dag er tidskrævende at indsamle ad hoc.
• At kategorisere data, så man hurtigt kan vise og agere på, hvilke data kommunen eller regionen har liggende pr. CPR-nummer.

- Netop her spiller BI også en vigtig rolle. Qua en dyb brancheforståelse af arbejdsprocesserne hos kunden kan vi tilrettelægge data, det vil sige sammenstille de rette datavariabler, i standardrapporter, som løfter kerneaktiviteter i kundens eksisterende og nye processer. De ansvarlige får simpelthen en rapport "på hylden" i stedet for at skulle bruge timevis på at fremskaffe data, siger Jakob Bækgaard Riis.

Se video: Data analytics i det offentlige er fortsat i sin vorden

Høj kvalitet i data

Ved at arbejde med BI får det offentlige både det rette datagrundlag for en given proces og mulighed for at holde fart i processen. Det kan fx ske ved, at der direkte fra BI-løsningen afsendes en advis, hvis der er en opgave, der skal løses af fx en leder, ligesom der løbende skabes dokumentation for indsatsen takket være rapportering og advisering, forklarer Jakob Bæksgaard Riis.

Han mener derfor, at netop standardrapporter bygget på en BI-løsning er en vigtig brik i at skabe overblik, sikkerhed og dokumentation i det offentlige på datasiden:

- Mange af de funktioner, som i dag opleves som uoverskuelige eller tidskrævende, kan jo i dag opsættes som standardrapporter med sikkerhed for, at data er trukket fra de samme opdaterede kilder, og med mulighed for at advisere de ledere og medarbejdere, som skal agere på de informationer, der genereres, forklarer Jakob Bæksgaard Riis:

- Derfor kan BI helt generelt levere et væsentligt bidrag til digitaliseringen af det offentliges arbejdsprocesser, idet vi sikrer, at data både er let tilgængelige, opdaterede og serveret i en brugervenlig indpakning.

Sådan kommer I godt i gang med business intelligence.

Download gratis faktaark: Datapakke: Fast løn, tillæg og pension 

• Del