Business Intelligence er også en del af GDPR

Business Intelligence og standardrapporter kan gøre det offentliges arbejde med informations- og datasikkerhed både hurtigere, nemmere og billigere. Business Intelligence handler derfor også om GDPR men giver dig i lige så høj grad det fremadrettede overblik over dine data og processer.

Business Intelligence Standardrapport

Ved at arbejde med Business Intelligence får det offentlige både det rette datagrundlag til en given proces og mulighed for at holde fart i processen. Foto: Getty Images

Business Intelligence: Som disciplin er Business Intelligence traditionelt forbundet med styring og opfølgning på ressourcer i bred forstand.

I praksis har Business Intelligence, BI, dog også en væsentlig rolle at spille i forhold til den generelle informations- og datasikkerhed, mener senior product manager, Jakob Bækgaard Riis, EG.

- Mængden af offentlige data er næsten uendelig, og data kan bruges på utallige måder. Et godt eksempel er den aktuelle GDPR-indsats, hvor vi bruger standardrapporter med afsæt i Business InteIligence til at løse kommunernes opgaver i forhold til informations- og datasikkerhed, forklarer senior product manager Jakob Bækgaard Riis: 

- Lige nu er alle travlt optaget af at leve op til GDPR-reglerne og i de sidste måneder er der gået uendeligt mange timer på at etablere det nødvendige overblik og få fastlagt de nye procedurer og måske strammet op på de gamle.

Men i bund og grund handler GDPR jo om effektivt at håndtere og organisere sig omkring en række aktiviteter, som enten skal løses én gang for alle, eller om nye faste nye opgaver, der skal løses og vedligeholdes løbende, som en del af et årshjul i forvaltningen, forklarer Jakob Bækgaard Riis:

- Der er både tale om nye processer, der skal søsættes og eksisterende processer, der skal beriges med supplerende formål og handling.  Alle offentlige virksomheder og organisationer tilstræber selvfølgelig , at de opgaver løses effektivt og gerne digitalt - og med en sikkerhed for, at opgaveløsningen er tilstrækkelig, hverken mere eller mindre, forklarer Jakob Bækgaard Riis.

BI - holder styr på brugerrettigheder og audits

 Typisk har fx kommunerne og regioner brug for at have fuldstændig styr på deres brugerrettigheder for at være compliant med et aspekt af GDPR-reglerne.

Her kan BI bidrage til at skabe overblik over medarbejdernes it-roller og –rettigheder ved at tilrettelægge disse i standardrapporter, som så kan distribueres til de rette personer – ofte ledere – i organisationen.

En standardrapport baseret på den rette datapakke er særligt velegnet til at understøtte en organisation i at gennemføre attestering af it-rettigheder, vedligeholde dette overblik samt dokumentere aktuelle adgange. Senior product manager, Jakob Bækgaard Riis, EG

- Sådan en standardrapport baseret på den rette datapakke er særligt velegnet til at understøtte en organisation i at gennemføre attestering af it-rettigheder, vedligeholde dette overblik samt dokumentere aktuelle adgange, påpeger Jakob Bækgaard Riis.

Læs artikel: Business Intelligence: Standardrapporten længe leve!

Business Intelligence  er generelt kendetegnet ved, at data i de valgte rapporteringsformater automatisk opdateres , og på den måde er klar til brug  i de talrige kontrol- og auditprocesser, der løber af stablen hvert år  som fx 

  • At gennemføre kontroller af løn og af it-rettigheder. Ledere skal attestere it-rettigheder både løbende og halvårligt.
  • At gennemføre audit eller stille datagrundlag til rådighed for andre fx it-revisionen, der skal gennemføre audit.
  • At rapportere til revision / egen organisation, hvor det ofte er sådan, at rapporter sammensættes af forskellige brudstykker, som i dag er tidskrævende at indsamle ad hoc.
  • At kategorisere data, så man hurtigt kan vise og agere på, hvad kommunen eller regionen har liggende af data per cpr.nummer

- Netop her spiller Business Intelligence også en vigtig rolle. Qua en dyb brancheforståelse af arbejdsprocesserne hos kunden, kan vi tilrettelægge data dvs sammenstille de rette datavariable i standardrapporter, som løfter kerneaktiviteter i kundens eksisterende og nye processer. De ansvarlige får simpelthen en rapport "på hylden"i stedet for at bruge timevis på at fremskaffe data.

Se video: Data analytics i det offentlige er fortsat i sin vorden

Høj kvalitet i data

Ved at arbejde med Business Intelligence får det offentlige både det rette datagrundlag til en given proces og  mulighed for at holde fart i processen. Det kan fx være ved at der direkte fra BI-løsningen afsendes en advis, hvis der er en opgave der skal løftes af fx  en leder, lige som der løbende skabes dokumentation for indsatsen takket være rapportering og advisering, forklarer Jakob Bæksgaard Riis.

Han mener derfor, at netop standardrapporter bygget på en BI-løsning er en vigtig brik på datasiden til at skabe overblik, sikkerhed og dokumentation i det offentlige: 

- Mange af de funktioner, som i dag opleves som uoverskuelige eller tidskrævende, kan jo i dag opsættes som standardrapporter med sikkerhed for at data er trukket fra de samme opdaterede kilder og med mulighed for at  advisere de ledere og medarbejdere, som skal agere på de informationer, som genereres, forklarer senior product manager, Jakob Bæksgaard Riis, EG:

- Derfor kan Business Intelligence helt generelt levere et væsentligt bidrag til digitaliseringen af det offentliges arbejdsprocesser, idet vi sikrer, at data både er let tilgængelige, opdaterede og serveret i en brugervenlig indpakning.

Sådan kommer I godt i gang med Business Intelligence.

Download gratis faktaark Datapakke: Fast løn, tillæg og pension