Øv dig i at sige Robotic Process Automation

Automatisering kan være med til at sikre god kvalitet i selve processen og være medvirkende til at skabe tid til mere kvalitativ sagsbehandling

Robotic Process Automation

Det indlysende potentiale ved Robotic Process Automation er, at de ofte rutineprægede opgaver i den offentlige forvaltning tages ud af menneskehænder og overlades til et system.

Hvis du går og keder dig, så øv dig på at sige Robotic Process Automation. 

For i de kommende måneder og år, kommer du til at bruge udtrykket igen og igen. Ikke mindst når du skal regne ud, hvor din arbejdsplads blev af.

Ikke mindre end 24 kommuner har nemlig meldt sig til et af KL's bølgeplansprojekter, "Automatisering af manuelle processer", der er en del af første bølge af projekter i Styrings- og effektiviseringsprogrammet, SEP. 

Projektet har vist sig som et af de mest populære projekter:

"Det er tilfredsstillende, særligt i lyset af, at der lige nu er rigtigt mange analyser og udviklingsprojekter i gang, hvor kommunerne er involveret fx andre projekter i SEP, initiativer i Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet, samt den fælleskommunale digitaliseringsstrategi", siger Søren Frederik Bregenov, der er chefkonsulent i KL's center for Digitalisering og Borgerbetjening.

Fra hånd- til datakraft
Kort fortalt er Robotic Process Automation som udgangspunkt et stykke software, der er programmeret til at udføre præcis de samme handlinger på computeren, som medarbejderne normalt vil udføre manuelt med tastatur og mus. I praksis ligger mange løsninger i spændfeltet mellem helt simple stykker software, der kan simulere et tastetryk til avancerede selvbetjeningsløsninger med machinelearning teknologi, hvor systemet fx tager imod digitale ansøgninger og bliver bedre og bedre til selv at vurdere og træffe afgørelser og afslutte opgaven med et svar i form af mail eller brev.

"I KL har vi valgt at arbejde med Robotic Process Automation som emne ud fra en forventning om, at det kan understøtte kommunale effektiviseringer," forklarer Søren Frederik Bregenov, KL:

"Men samtidig har vi også en forventning om, at automatisering kan være med til at sikre god kvalitet i selve processen og være medvirkende til at skabe tid til mere kvalitativ sagsbehandling.
I forhold til potentialer for kommunerne under ét er det vanskeligt på nuværende tidspunkt at vurdere. Projektet kan givetvis bringe os tættere på en idé, selvom det ikke er målet med projektet i sig selv".

Forsøg med RPA i mange kommuner
Det indlysende potentiale er, at de ofte rutineprægede opgaver tages ud af menneskehænder og overlades til et system. Både i udlandet og herhjemme er udviklingen af RPA-løsninger i fuld gang, både i det private erhvervsliv, men også i kommunerne. I finans.dk kunne man fx læse, at et japansk forsikringsselskab, Fukoku Mutual, har fyret 34 ansatte og forventer at spare 10 mio. kr. årligt ved at erstatte medarbejderne med robotter, men også Københavns Kommune begyndte allerede for et år siden at automatisere arbejdsgange.
I et interview i ComputerWorld fortalte IT-chef Mads Buch Andersen i 2016, at to udviklere skulle ansættes for at automatisere kedelige og rutineprægede arbejdsgange:

"I stedet for, at en personalekonsulent bruger enormt lang tid på at oprette en personalesag i vores sagsbehandlingssystem og skriver et standardbrev, så kan konsulenten i stedet bruge sin tid på den egentlige sagsbehandling", udtalte han til ComputerWorld.

I Helsingør Kommune er man ifølge en artikel i PROSA-bladet ligeledes godt i gang med at afsøge mulighederne i de nye teknologier ved at identificere områder, hvor det kunne give mening at automatisere arbejdsgangene ved hjælp af softwarerobotter, primært til dataindsamling og generering af rapporter.

Ingen grænser for RPA
Grænserne for, hvilke arbejdsgange, der kan automatiseres er da også langt fra fundet endnu.
På bloggen Verint, oplister Jenni Palocsik fx ikke mindre end 25 områder, hvor RPA-teknologien er oplagt at benytte, lige fra opdatering af borger-data og underskrift til behandling af ansøgninger og fakturering.
Se evt. Gardners webinar på engelsk om Kunstig Intelligens og Robotic Process Automation.

Projektstart februar
KL's projekt "Automatisering af manuelle processer" starter op i løbet af februar 2017 og løber et års tid:

"Vi regner med, at deltagerne får viden om, hvordan de skal gå til arbejdet med automatisering og dermed bliver godt rustet til det lokale arbejde. Samtidig er der flere kommuner, som allerede er i gang, så vi bruger også projektet til at dele erfaringer på tværs af deltagerne", siger Søren Frederik Bregenov, KL.

De 24 kommuner, der deltager i projektet, er Albertslund, Ballerup, Brøndby, Esbjerg, Frederiksberg, Frederikssund, Haderslev, Helsingør, Hjørring, Horsens, Kolding, København, Odense, Randers, Ringkøbing-Skjern, Rudersdal, Slagelse, Stevns, Syddjurs, Tønder, Vallensbæk, Vejle, Aalborg, og Aarhus.