Høje-Taastrup Kommune: Et godt forarbejde betaler sig

Godt forarbejde

Den tid man anvender på kravspecifikation og implementering kommer godt igen

I Høje Taastrup Kommune lagde man rigtig mange kræfter i at udarbejde udbudsmateriale og kravspecifikationer, da man besluttede sig for at indføre et socialfagligt it-system til kommunens sociale tilbud. Kommunen afholdt også cafédage og særlige use-case dage, hvor medarbejdere og ledere bød ind med deres krav til et fremtidigt system.

Men det var en god investering. Det mener i hvert fald Jesper Jessen, der har været kommunens projektkoordinator:

"Vi gjorde et stort forarbejde, som selvfølgelig har kostet personaletimer. Det er dog kommet os til gode senere, da vi i sidste ende fik valgt et system, der ikke har krævet så mange tilretninger," forklarer Jesper Jessen.  

Hans anbefaling til andre kommuner, som står i samme situation, er derfor klart at sørge for at få gjort forarbejdet grundigt og ikke mindst at sikre sig en projektkoordinator, der holde styr på alle projektets mange løse tråde.

"Der er altid mange opgaver forbundet med sådan en implementering, og derfor mener jeg, at det har været godt givet ud for kommunen at frikøbe en medarbejder. Det har sikret en rød tråd i forløbet og tilført kommunen en stor viden om systemet, som vi har kunnet bruge i selve processen, men som vi også kan drage nytte af fremadrettet, mener Jesper Jessen.

Jesper Jessen peger også på kommunikations rolle i forbindelse med afviklingen af større projekter:

"Sådan et implementeringsforløb kan godt virke uoverskueligt for mange. Derfor er det vigtigt at få skabt et overblik over, hvilke opgaver der ligger forude, så man kan være på forkant med tingene. Det betyder, at når en opgave er planlagt/udført, så kan man roligt gå videre med den næste. Vi har derfor også i Høje Taastrup Kommune prioriteret information til medarbejdere højt i løbet af processen, blandt andet ved hjælp af informationsmøder, samt månedlige nyhedsbreve.


Klare kommunikationsveje
Det viste sig også hurtigt at være en klar fordel, at for kommunen at kommunikationsvejene blev fastlagt tidligt i forløbet. Informationerne gik fra leverandøren til kommunens projektkoordinator til kontaktperson/leder for de enkelte enheder til medarbejderne. Det sikrede, at alle informationerne er kommet frem til rette vedkommende, siger Jesper Jessen:

"I det hele taget vil jeg understrege, at godt forarbejde har været et kodeord for vores egen proces. Dels i forhold til udvælgelsen af systemet, men også i forhold til afklaringsfaserne for de forskellige enheder, så vi har været godt rustet til opstartskurserne.

Og så har det naturligvis også betydet meget, at vi har haft et godt samarbejde med leverandøren. Jeg er som projektkoordinator blevet inddraget i mange beslutninger, og det har været godt for processen. For selvom jeg selvfølgelig ikke har lige så stor viden om løsningen som leverandøren, så har jeg til gengæld en vigtig viden om vores egen organisation, både i forhold til det faglige og i forhold til borgertyper, arbejdsopgaver, organisering, tilbudstyper, m.v.

Dette samspil tror jeg har haft stor betydning for processen, og det har helt sikkert også været betryggende for ledergruppen, at kommunen har haft sin egen mand tæt på beslutningsprocessen hele tiden," siger Jesper Jessen, projektkoordinator Høje-Taastrup Kommune.