Otte gode grunde til at arbejde med procesoptegning

Procesoptegning: I såvel private virksomheder som i den offentlige sektor er der en stigende tendens til at betragte disciplinen procesoptimering eller procesbearbejdning, som "blot at tegne en eller flere processer op", for så har man i det mindste gjort noget ved sine processer.

Ofte sker denne optegning ved, at 1-2 medarbejdere løber processen igennem og tegner den op med anvendelse af de kendte processymboler. Så er der produceret en procestegning – og hvad så? Praksis viser mange steder, at så sker der ofte ikke mere!

Processer skaber overblik
Procesoptegning kræver derfor mere respekt. Det er vigtigt, at vi betragter arbejdet med procesoptimering, som noget langt vigtigere end blot at tegne processen. I stedet bør man med stor glæde og forventning se frem til den værdiskabelse, der kommer ud af procesarbejdet - hen mod en færdigtegnet og optimeret proces – samt det efterfølgende stærkt forbedrede beslutnings- og arbejdsgrundlag, der kan komme ud af at arbejde med processer på "den gode måde".

Og ja, optegning i sig selv af en proces giver et overblik, som vi skal bruge i den videre bearbejdning af processen – men heller ikke mere.

Faktisk er procesoptimering en disciplin, som der bør være meget mere respekt om. For arbejdet med processer giver en langt mere struktureret og kvalificeret tilgang til gevinstrealisering – såvel i projekter som i den daglige drift. Mange taler jo netop om gevinstrealisering – men alt for få har succes med at høste gevinsterne – bl.a. fordi grundlaget for gevinstrealisering ikke skabes på den rigtige måde. Det er her, at vi – ved at gøre procesarbejdet rigtigt – kan skabe et reelt grundlag for forandring og gevinstrealisering.

Men procesoptegning kan så meget andet
Jeg har i en figur forsøgt at samle nogle af de åbenlyse effekter, der opstår ved at arbejde med processer på "den gode måde"! 

Involvering er nøglen
Når vi planlægger at arbejde med processer, må vi også tænke involvering af medarbejdere ind i arbejdet – dvs. medarbejdere som har faglig indsigt i, arbejdet med og mening om processerne.

Det være sig på processernes nuværende indhold og især deres fremadrettede potentiale. For kan vi formå at gøre arbejdet nemmere (kvantitativt) og bedre (kvalitativt), har vi det rette, balancerede fokus. Når medarbejderne således får mulighed for at bidrage til forbedringer af processen, er interessen - og ikke mindst villigheden til stede -  for at skabe forandring væsentlig større.

Den tidlige involvering viser sig også at have mere langsigtede effekter, fx når et nyt procesunderstøttende it-system skal implementeres. For så kobler medarbejderne de optimerede processer og det nye system sammen i en fin og nødvendig symbiose, der så bliver grundlaget for en succesfuld projektimplementering.

Forståelse for forandring
På den måde skabes der en forståelse og senere accept af nødvendigheden og grundlaget for forandring, som kan gøre forandringsledelsesaktiviteterne nemmere at gennemføre – fordi vi har fået startet rigtigt! Med andre ord skaber den tidlige involvering en øget motivation og lyst til medejerskab for selve forandringen.

Men ikke nok med det: vi får også mulighed for ikke kun at tale om gevinstrealisering på projekterne – men også at få skabt et grundlag for gevinstrealiseringen – nemlig gevinstanalysen – lige som vi meget nøje får afdækket, hvor og hvilke gevinster der potentielt kan hentes, når vi udfører vores procesarbejde ordentligt. Så også der, er den rette bearbejdning af processerne vigtig.

Procesoptegning er et middel til gevinstrealisering
Så procesoptimering handler om meget andet og mere end at tegne en eller flere processer op og så lægge dem i skuffen. Procesoptimering er et ekstremt stærkt værktøj til fx:

• at få tavs viden på papir,
• at få skabt fælles fodslaw og forståelse for et projekt,
• at øge forretningsforståelsen på tværs af virksomheden,
• at få afdækket de reelle IT-behov og krav,
• at få afdækket potentielle integrationer med andres systemer
• at få vist for organisationen, at vi har et forandringsprojekt foran os

Så ved at starte projektarbejdet med at tegne jeres processer op, får i startet rigtigt op og sikrer både grundlag for implementering og gevinstrealisering, understøttet af forandringsledelse = succesfuld implementering.