Det offentlige glemmer procesoptimering og gevinstrealisering

Procesoptimering og efterfølgende gevinstrealisering kan frigøre et stort, uudnyttet potentiale på de fleste offentlige arbejdspladser og skabe grundlaget for at høste de gevinster, som har været forventningen i forbindelse med indførelse af nye digitale løsninger. Desværre mangler det offentlige ofte fokus på netop denne del af digitaliseringsprocessen og går dermed glip af gevinsten.

arrows_colour.jpg

Ligesom i private virksomheder giver strømlinede processer i det offentlige, uanset om det drejer sig om sagsbehandling eller udbringning af ældremad, øget produktivitet, mindre spild, højere medarbejder- og borgertilfredshed og en markant forbedret ROI på it-investeringerne. 

Det offentlige, forstået som kommuner, regioner, institutioner, styrelser mv., har i de senere år oplevet et stadig stigende budgetpres, blandt andet affødt af den demografiske udvikling, kombineret med en øget brugerforventning til det offentliges digitale servicetilbud.  

En af måderne at håndtere det stigende økonomiske pres  er at tænke nyt i de berørte afdelinger og forvaltninger, fx ved at indføre og optimere ny teknologi.  

I forlængelse heraf er der naturligvis også et ønske om at kunne høste gevinster på baggrund af investeringen i it-systemerne og den efterfølgende implementering af løsningen.  

Hvilken type gevinster – kvalitative eller kvantitative – der er målet, herunder også størrelsen af gevinsterne, varierer fra den ene offentlige virksomhed til den anden og afhænger af en lang række praktiske og politiske forhold. Men fælles for alle gevinster er, at de hverken kommer af sig selv eller opstår af sig selv.  

Derfor er det fx ikke tilstrækkeligt, at kommunen er forsynet, og it-leverandøren er innovativ. Det afgørende er, om man sikrer en optimal udnyttelse af teknologierne. Det kræver en struktureret og systematisk tilgang at implementere en ny digital løsning helt i bund og derved nå frem til ønskesituationen, hvor det er muligt at høste gevinsterne.  

EG har jeg gennem mange år arbejdet med optimering af den offentlige sektor, og vi har udviklet en både praktisk og jordnær metode, som understøttes af en række værktøjer og skabeloner. Metoden er fundamentet for at kunne praktisere gevinstrealisering, som procesoptimering er en nødvendig del af. 

Baseret på mine erfaringer fra en række projekter er det faktisk muligt at opnå reelle gevinster med en systematisk indsats. Faktisk er det min påstand, at de fleste offentlige virksomheder trods mange års spareøvelser og effektiviseringsbølger stadig kan opnå en markant forbedret effektivitet ved at arbejde struktureret med procesoptimering parallelt med arbejdet med at optimere deres it-systemer. Procesoptimeringsarbejdet er grundlaget for at kunne arbejde med gevinstrealisering og sikre, at projekterne kommer sikkert i mål. 

Det er ikke urealistisk for de fleste kommuner at opnå: 

  • Kortere gennemløbstid i sagsbehandlingen 

  • Mindre spildtid pr. medarbejder  

  • Færre fejl i borgerbetjeningen 

  • Øget medarbejdertilfredshed gennem fjernelse af overflødige opgaver 

  • Forbedret borgertilfredshed gennem øget digitalisering. 

Barrierer for succes 

Alt for ofte ses implementeringer af it-systemer desværre foretaget uden egentlig sammenhæng med de overordnede forretningsmål. Det betyder, at organisationen heller ikke anser implementeringen som særlig vigtig, og resultatet kan blive, at alle betragter det som et 'skal-projekt' – altså et projekt, som er besluttet andetsteds uden den store brugerinvolvering og koordinering.  

Resultatet er velkendt: et nyt it-system er installeret, men det er langt fra implementeret! Brugerne har som regel ikke taget systemet til sig, og gevinsterne udebliver. Alle er frustrerede over, at implementeringen ikke har givet de forventede besparelser og/eller effektiviseringer, som var blevet stillet dem i udsigt.  

Lyder situationen velkendt?