Arkivering koster kassen: Er der mening i galskaben?

Det offentliges omkostninger til arkiveringsversioner og opbevaring af data lander formentlig på et tre-cifret millionbeløb - om året

Dataarkivering_Colourbox

Digitale arkivalier kan både være data i databaser, digitalt skabte dokumenter i et ESDH-system, og dokumenter, som er skabt i analog form og siden digitaliseret

Flere offentlige institutioner og myndigheder får et mindre chok, når de ser på prisen for arkivering af data fra deres it-systemer.

For i mange kommuner kan der nemlig være tale om sekscifrede beløb eller værre. Af en eller anden grund virker det som om opgavens omfang altid kommer bag på budgetlæggerne. Da Københavns Kommune skulle aflevere data fra sine sociale tilbud drejede det sig fx om data fra 27 enkelt systemer, 54.764 dokumenter og 129 GB data.

Samlet set ender det offentliges regning for arkiveringsversioner og dataarkivering formentlig på et tre-cifret millionbeløb om året.

Gemt for eftertiden
De mange data fra Københavns Kommune ligger nu gemt hos Københavns Stadsarkiv og bliver først tilgængelige igen om tidligst 20 år - eller 75 år, hvis de indeholder personfølsomme data.

Regningen for arkivering, der både skal betales til det pågældende arkiv og typisk også til en leverandør for selve arkiveringsversionen, løber derfor hurtigt op.

En arkiveringsversion dannes ved at beskrive systemet og konvertere dets database-data og tilhørende dokumenter. Et dokument defineres i denne sammenhæng som en fil, der indeholder data så som Word-dokumenter, regneark, præsentationer, lyd, video osv.

Alle dokumenter konverteres til XML, MPG, MP3 og TIFF i en velbeskrevet struktur.

Giver det mening?

SamfundsDesign har bedt Product Manager Dion Solgaard, EG, der er arkiveringsekspert, om at svare på, hvad meningen egentlig er.

- Formålet med at arkivere data er ganske enkelt at sikre, at bevaringsværdige data ikke går tabt, forklarer Dion Solgaard lakonisk.

Arkivering af offentlige arkivalier er klart beskrevet i arkivloven, som arkivalier produceret af eller behandlet af offentlige myndigheder. Digitale arkivalier kan både være data i databaser, digitalt skabte dokumenter i et ESDH-system, og dokumenter, som er skabt i analog form og siden digitaliseret.

Ifølge arkivloven med bekendtgørelse er det rigsarkivaren, der fastsætter rigsarkivaren nærmere regler om bevaring og kassation af offentlige arkivalier".

Data skal arkiveres, når…
Typisk skal data i offentlige systemer arkiveres:

  • hvis data har været ude af administrativt eller retligt brug i en given periode og derfor skal slettes jf. slettefrist indgået med Datatilsynet.
  • hvis der skiftes til et nyt tilsvarende it-system, og et godkendt offentlig arkiv ikke kan stå inde for, at en overførelse af data vil være fyldestgørende i henhold til gældende regler.
  • hvis systemet lukkes ned.

Har disse bevaringsværdige data egentlig nogen værdi?
"Værdien ligger i, at eftertidens forskere og historieinteresserede kan tilgå og drage nytte af de informationer, som bliver opsamler gennem tiden.

Kun fantasien kan sætte grænser for, hvor stor nytte disse informationer kan give. Måske får dine børn, børnebørn eller oldebørn nytte af opsamlede data?"

Hvorfor er det kun nogle systemer, der arkiveres?
Det er Rigsarkivet der afgør, hvilke systemer og hvilke data der skal bevares, men med det for øje at data skal have forskningsmæssig eller historisk værdi.

Hvorfor kan systemerne ikke gemmes, som de er?
Systemerne skal konverteres og afleveres som beskrevet i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner, fordi data ønskes bevaret i et format, som er fremtidssikret mod tab af informationer i op til 500 år.

Dermed ikke sagt, at data skal forblive i de nuværende formater i 500 år, men at data skal kunne konverteres til fremtidige formater, uden at informationer går tabt".

Hvad sker der, hvis jeg fx som kommune undlader at arkivere?
I værste fald går vigtige bevaringsværdige data tabt for altid, og derefter er det en sag mellem dataejer og Rigsarkivet.

Så er der mening i galskaben?
Det synes jeg, men det synes lovgiverne i hvert fald, og de bestemmer, siger Product Manager, Dion Solgaard.

Loven siger…
Alle kommuner og regioner skal aflevere arkiveringsversioner af data, der af Rigsarkivet er defineret som værende bevaringsværdige, til et offentligt arkiv.

Et offentligt arkiv kan enten være Rigsarkivet eller et offentlig arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed.

Data fra it-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til et offentligt arkiv senest før sletning, eller når data går ud af administrativt brug.

På www.sa.dk kan man læse mere om, hvornår og på hvilke vilkår, man kan få adgang til de data, som kommuner og regioner har afleveret.

Her kan man også se planen over næste års afleveringer.