Moderne busdrift kræver effektiv digital administration

Samfundets hjul skal dreje hver dag, og det tager de helt bogstaveligt i Busselskabet Aarhus Sporveje. Selskabets ansatte holder nemlig hjulene i gang på ca. 175 busser, der dagligt tilbagelægger 39.400 km. Det kræver gode digitale værktøjer.

I forhold til så mange andre virksomheder er Busselskabet Aarhus Sporveje, der kører på kontrakt i Aarhus Kommune for Midttrafik, kun en mindre virksomhed. Til gengæld er der kun én medarbejder til at sørge for, at de i alt 640 ansatte får deres løn til tiden.

- Da vi kun har en lønmedarbejder til det hele, er det væsentligt, at vi har et supergodt lønsystem, forklarer lønansvarlig, Sanne Gaarsdal, Busselskabet Aarhus Sporveje.

Netop den administrative indsats med at håndtere løn og personale er et af de områder, som KL har fremhævet i sit case-katalog, Digitalisering af administrationen, som et oplagt sted, hvor man stadig kan sætte ind for at effektivisere den daglige drift.

Løn trækker tænder

Lønadministration er nemlig kendetegnet ved at være et ressourcetungt område, der ofte indeholder en række manuelle processer, hvor der flere steder er dobbeltindtastninger. Derudover er der ofte i forbindelse med fx lønadministration potentiale for at skabe bedre sammenhæng og ensretning i opgaveløsningen ved at sætte strøm til de manuelle processer.

I Busselskabet Aarhus Sporveje er der da også sket en løbende digitalisering på området i de forgangne 10 år.

- Da jeg startede i selskabet, var der to lønmedarbejdere fuld tid på opgaven, og de måtte under ingen omstændigheder forstyrres sidst på måneden, når der skulle køres løn, fortæller Sanne Gaarsdal.

I takt med, at opgaven er blevet mere og mere digitaliseret, og lønsystemerne bedre og bedre, er behovet for mandetimer svundet betragteligt.

- I dag er der som sagt kun en lønmedarbejder til det hele, og det ikke længere en opgave, der fylder hele arbejdstiden.

Det skyldes langt fra, at administrationsopgaven er blevet mindre kompliceret. Tværtimod. Lønnen til de ansatte i den offentligt ejede virksomhed følger nemlig de offentlige overenskomster, der indeholder mange detaljerede regler og aftaler.

Samtidig skal lønnen løbende justeres i forhold til nye overenskomster og aftaler, chaufførernes faktiske vagter mm. Så selv om arbejdspladsen er en mindre arbejdsplads, er opgaven stadig kompleks, for der skal være styr på alle tillæg og takster:

- Vi har én gang prøvet, at alle medarbejdere blev trukket 55 % i skat ved en lønkørsel, og der fik vi naturligvis en prompte reaktion fra medarbejderne. Så det er meget vigtigt for os, at vi har et lønsystem, der er stabilt og til at stole på, siger lønansvarlig Sanne Gaarsdal, Busselskabet Aarhus Sporveje.

Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem

Digitalisering er på dagsordenen

Men det er ikke kun på fx løn- og vagtplansystemer, at digitaliseringen fylder mere og mere i en virksomhed som Busselskabet Aarhus Sporveje.

- Helt grundlæggende fylder det digitale mere og mere i hverdagen. Selv om vi er en driftsorganisation og ikke en udviklingsorganisation, er vi meget opmærksomme på de muligheder og fordele, der ligger i at digitalisere, og vi arbejder hele tiden for at finde nye områder, hvor vi kan høste de lavthængende frugter.

Lige nu ser vi fx på, hvordan vi kan få digitaliseret en række af de blanketter, som vores chauffører skal udfylde, når de får en skade på bilen, har overarbejde eller bytter vagter.

Vi har allerede indrettet os med et velfungerende lønsystem. Derfor er vi optaget af de små ting i hverdagen, der betyder, at vi kan gøre tingene nemmere, så vi kan løse vores opgave, at få flyttet buspassagererne rundt i Aarhus – og holde tidplanen, siger Sanne Gaarsdal, Busselskabet Aarhus Sporveje.

Læs artikel: Mobilen ændrer den offentlige sektor

Læs artikel: Digitalisering af administrationen handler om mere end effektiviseringer 

Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem

• Del