Digitalisering med hånden på kogepladen

Offentlige myndigheder og organisationer er underlagt et konstant krav om effektivisering. Hvert år får det kommunerne til at spendere hundredvis af millioner på digitale løsninger. Men ny teknologi og digitalisering kræver ofte en kulturændring, påpeger Hjørring Kommune.

Digitalisering kræver dialog med medarbejderne, siger de i Hjørring Kommune. Og de taler af erfaring, for Hjørring er én af de kommuner, som i mange år har arbejdet målrettet med digitalisering.

– Vi har en fast underliggende dagsorden i kommunen, der handler om digitalisering og effektivisering. Vi ser hele tiden på, hvordan vi kan løse vores opgaver mere effektivt, så vi kan leve op til krav og forventninger fra KL og Moderniseringsstyrelsen, forklarer løn- og personalechef Lillian Andersen fra Hjørring Kommune, der selv sidder med hånden på kogepladen:

– Over tid har vi da også leveret. Jeg kan fx ikke undlade at tænke på, at da kommunalreformen blev gennemført, var vi 30 ansatte i løn- og personaleafdelingen. I dag er vi 24 ansatte, og afdelingen har samtidig fået tilført en lang række nye opgaver, siger Lillian Andersen.

Teknologi er en nødvendighed

Ny teknologi er afgørende for fortsat at kunne minimere omkostningerne i en kommune som Hjørring.

Den nye teknologi i sig selv giver imidlertid sjældent den ønskede effekt, medmindre den følges op med en organisatorisk implementering og kulturændringer, mener Lillian Andersen:

– Tidligere modtog lønmedarbejderne på det centrale lønkontor hver måned tusindvis af lister og indberetninger, som de møjsommeligt skrev ind i lønsystemet, så kommunens ansatte kunne få udbetalt løn, kørselspenge, feriepenge og alt det andet.

– De dage er heldigvis forbi. I dag er de centrale lønmedarbejdere langt færre og mere specialiserede. De tager sig af de nørdede løntekniske opgaver, mens alle basisopgaverne og datafangsten sker decentralt, hvor data fødes. Det er en proces, som vi stadig gerne vil optimere, for ellers fortsætter vi bare med at flytte papirer fra den ene bunke til den anden.

– Derfor arbejder vi i løn- og personaleafdelingen i øjeblikket med at få rullet en række apps ud, som de decentrale medarbejdere skal anvende, for at decentralisere datafangsten yderligere, forklarer Lillian Andersen.

Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem

Apps ændrer arbejdsgange

De  apps, som er en del af kommunens løn- og personalesystem, er målrettet særlige medarbejdergrupper, fx en app til pleje- og aflastningsfamilier, en medarbejderweb til kommunens dagplejere og en app til vikarer i folkeskolen.

– Vores vikar-app, hvor vikarer i folkeskolen selv skal indberette deres timer, er et godt eksempel på, hvordan vi med ny teknologi kan løse opgaverne nemmere, siger Lillian Andersen.

Tidligere blev vikartimeforbruget indberettet på den enkelte skole i deres egne planlægningsværktøjer. Hver måned blev timerne så indberettet samlet til løn- og personaleafdelingen.

– Nu får vi indberettet data dag for dag via en vikar-app. På den måde bliver det langt mere gennemskueligt, hvem der arbejder hvor meget, og hvad der ligger til grund for den udbetaling, som skal ske.

Netop gennemsigtigheden har stor betydning, idet løndata jo ofte skal bruges i mange andre systemer og sammenhænge.

Læs artikel: Standardrapporter giver sikkerhed for data og datasikkerhed

Begejstringen skal inviteres

Hvis en kommune skal have succes med at implementere nye teknologier, skal man derfor være proaktiv, og huske at invitere begejstringen indenfor ved at motivere medarbejderne:

– Vi har i hvert fald erfaret, at selvom løsningen med decentrale apps indebærer en række klare fordele ved at gøre hele indberetningsdelen hurtigere og bedre, så måtte vi alligevel bruge en del tid på at forklare, hvorfor fx den hidtidige metode med de lokale registreringer af vikartimer, som jo også var delvist digital, ikke var tilstrækkelig.

Men da fordelene gik op for skolerne og de enkelte vikarer, var de alle positive over for den nye løsning, så løsningen ligger i den gode dialog, mener Lilian Andersen:

– Derfor har vi også valgt at være helt ude hos den enkelte plejefamilie og dagplejer for at fortælle, hvad fordelene er for dem og for os, når vi ruller de nye apps/webløsninger ud på deres område, og de har heldigvis – ligesom lærerne – taget godt imod de nye teknologier.

Hvis man skal have held med at implementere nye løsninger som fx større anvendelse af apps til lønindberetninger, skal man altså huske at bruge tid på at forklare medarbejderne, at de data, som de ejer og skal indberette, indgår i en større helhed.

Det handler ikke kun om, at de selv skal have udbetalt løn, men at de data, som de indberetter, også bruges i mange forskellige former og sammenhænge af mange andre medarbejdere, fordi de indgår i en større helhed.

– Den kulturændring lykkes ikke, medmindre man bruger tid på dialog med de enkelte medarbejdere, så ny teknologi ikke bliver anset som ekstra arbejde, men som nye og mere effektive muligheder for at løse deres opgaver, siger løn- og personalechef Lillian Andersen, Hjørring Kommune.

Læs mere: Få et totalt overblik på tværs af alle løn- og HR-data

Download gratis whitepaper: Udviklingstendenser og muligheder inden for vagtplanssystemer

Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem

• Del