Digitalisering: Fordi døgnet kun har 24 timer…

Mange tror, at "tempus fugit", betyder "tiden flyver", men det passer ikke. Det betyder "tiden flygter". Dermed er det latinske udtryk dog bare et endnu stærkere billede på den udfordring, som det offentlige står over for.

For ikke alene vokser mængden af opgaver, der skal løses. Der er også færre hænder til at løse dem. Enten fordi der mangler penge, eller fordi vi begynder at se konsekvensen af de små ungdomsårgange kombineret med, at antallet af ældre vokser.

Derfor oplever mange offentligt ansatte i disse år, at tiden ikke alene flyver, men ligefrem flygter.

Tid er en begrænset ressource

For tid er for alvor blevet en begrænset ressource – både når vi er på arbejde og når vi har fri. Den enkelte sagsbehandler skal nå at se på flere sager, og hjemmehjælperen skal nå rundt til flere ældre på en dag.

Når vi har fri skal vi være gode forældre, passe godt på kroppen og i øvrigt selv betjene os selv på en række områder, uanset om det handler om at bestille nyt kørekort eller næste ferierejse.

Så hvad er løsningen? Vi kan hverken stoppe uret, eller forhindre tiden i at flygte. Døgnet har kun 24 timer. Basta.

Basalt giver det os to muligheder:

• Vi kan sænke ambitionsniveauet, så vores ældre og udsatte borgere får en ringere ydelse, dvs. færre besøg og mindre tid til omsorg og vi accepterer at aftenen kun rækker til en tur på sofaen foran flow-tv.
• Vi kan øge antallet af offentligt ansatte, så der er flere om at dele opgaverne, så vi ikke er helt færdige, når vi kommer hjem

Læs artikel: Bedre ressourceudnyttelse kræver nyt mindset

Vi kan også vælge den 3.vej

Men der er også en 3. mulighed. Vi kan udnytte tiden bedre. For tiden har det jo netop med at flygte mellem fingrene på os.

Lad mig give to bare to eksempler.

Hjemmehjælperen Lise har haft en travl dag, fordi flere af borgerene er småforkølede og kræver mere pleje og omsorg end normalt. På listen over opgaver står der, at hun er nødt til at køre hen til fru Hansen i den anden ende af distriktet, fordi hun skal have et tryghedsbesøg. Turen er lang, men vigtig, da fru Hansen netop har mistet sin mand.

Da Lise når frem, opdager hun, at borgeren slet ikke er hjemme, men indlagt på sygehuset.

Turen har været forgæves, og nu er arbejdsdagen så bare blevet endnu længere.

I det andet eksempel skal sagsbehandleren Jens i kulturforvaltningen i gang med at fordele kommunens lokaler mellem de mange lokale foreninger til forårets aktiviteter. Denne gang har der været en mindre og ærgerlig fejl i brevet, som kommunen sendte til foreningerne.

Så i stedet for en række ønsker til lokaler, stirrer han på en stor bunke telefonbeskeder og e-mails, der kræver, at han  ringer op til hver enkelt forening, forklarer situationen og tager imod deres lokale-ønsker mundtligt.

Nu vil det tage flere dage, inden han kan gå i gang med at lave den egentlige lokalefordeling.

Læs artikel: Strategisk vagtplanlægning kræver tydelige prioriteringer

Stop hverdagens tidsrøvere

Jeg er sikker på, at vi stadig kan finde talrige eksempler på, hvordan selv små rutineopgaver eller dårlig planlægning er en tidsrøver i hverdagen.  Vel at mærke opgaver, der skal løses, men kan løses hurtigere og smartere, uden at den enkelte medarbejder skal arbejde hverken længere eller hårdere.

Hvis vi skal løse opgaven – at fastholde eller øge kvaliteten  af vores fælles velfærd - er vi nødt til at kunne tale om digitalisering og effektivisering uden at skulle koble det med tanken, at så skal de ansatte  løbe hurtigere.

Tværtimod mener jeg, at vi med en række af de digitale løsninger, der allerede findes på markedet, faktisk i stand til at arbejde smartere, så vi får det bedst mulige ud af den tid, vi har til rådighed – uden at vi skal  knokle os selv ihjel.

Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem

Læs mere: Fleksibel vagtplanlægning og ressourceudnyttelse med EG Optima

Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem

• Del