Jeps, ændringsledelse virker!

Vagtplanlægning er kompliceret, men med tydelig ændringsledelse kan man opnå store forbedringer for både medarbejdere, ledere og patienter.

NSW Health, New South Wales Health i Australien har fra 2009 til 2018 gennemført et omfattende projekt for at etablere en fælles digital vagtplanløsning.

Projektet – HealthRoster – skulle sikre tre mål:

• Give ledere og planlæggere bedre adgang til arbejdstidsdata for at forbedre planlægning og styring af arbejdsstyrken
• Give de ansatte bedre overblik over arbejdsplaner og vagter
• Give bedre kontrol med lønudgifterne

Projektet har været komplekst, haft et enormt omfang og langt fra været gnidningsløst. Det kan sammenlignes med at etablere fælles arbejdsgange og tage en samlet løsning i brug i alle danske regioner.

Det har taget 9 år og kostet næsten 600 millioner kr. at gennemføre.

Stor offentlig opmærksomhed

Det har der selvsagt været stor opmærksomhed på, både fra borgere, politikere og de faglige organisationer. I 2018 gennemførte New South Wales' svar på Rigsrevisionen – The Audit Office – derfor en omfattende analyse og gennemgang af projektet, herunder af budgetforhøjelser på knap 200 millioner og forlængelser af tidsplanen for projektet, som oprindeligt skulle være færdigt i 2013.

Konklusionerne på denne revisionsrapport er bemærkelsesværdige, både i en dansk og en international kontekst. The Audit Office konkluderer nemlig, at projektet er lykkedes!

• Projektet har medført reelle funktionelle forbedringer for medarbejdere og ledere
• Gevinster er velbeskrevne og i tråd med de faktiske behov
• Budgetterne er øget og tidsplanerne forlænget på grund af erfaringer gjort i de tidlige faser vedr. skala, kompleksitet og behov for ændringsledelse.

For godt til at være sandt?

Et vellykket offentligt it-projekt lyder umiddelbart som en overskrift fra Rokokoposten eller andre satirespalter. Men dykker man ned i rapporten, er der en række reelle og interessante forhold, som forklarer resultaterne.

I et af rapportens centrale afsnit sammenligner revisionen HealthRoster med en række andre offentlige it-projekter i Australien. Sammenligningen fremhæver fire punkter, som er ekstremt vigtige:

• Projektets forståelse af brugernes behov og forventninger
• Omfattede, systematiske erfaringsindsamlinger og kontinuerlig forbedring
• Klar organisering og styring af projektet
• Tydelig styring af ændringsledelsen.

Særligt det sidste punkt er værd at hæfte sig ved som god praksis. NSW har haft en klar strategi for organisationsændringerne sammen med indføring af nye digitale løsninger.

Der er gennemført en omfattende professionalisering og kompetenceløft indenfor planlægning og styring af personaleressourcer, samtidig med at der gennemført en række procesforbedringer og harmoniseringer.

Læs artikel: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb

Etapeopdelt projekt

Derudover er selve gennemførelsen af arbejdet værd at notere sig. NSW Health har gennemført implementeringen i tydeligt afgrænsede etaper. Undervejs er der løbende indsamlet og evalueret erfaringer.

Erfaringerne er anvendt til at forbedre de efterfølgende etaper. Dette har givet mulighed for inkrementelle forbedringer og en mere smidig ibrugtagning af løsningen.

Ændringer omfatter eksempelvis tilpassede, lokale udrulningsplaner, hvor baselines og gevinstrealiseringsplaner var på plads før implementeringen.

Revisionen har påpeget forbedringspunkter i forhold til gevinstrealisering, og der er sidenhen lagt en klar plan for, hvordan ændringsledelsen og forbedringsarbejdet videreføres.

Under overskriften ”Right People, Right Skills, Right Place” har NSW Health lagt en strategi for perioden 2018-2023 for at videreføre og styrke det ledelsesmæssige og kulturelle forbedringsarbejde ift. vagtplanlægning.

Læs artikel: Strategisk vagtplanlægning kræver tydelige prioriteringer

Strategisk vagtplanlægning i Danmark

I Danmark oplever vi også et stærkt stigende fokus på vagtplanlægning i strategisk perspektiv. Regioner og kommuner er begyndt at arbejde meget systematisk med at styrke planlægningsarbejdet, forbedre arbejdsgangene og tage nye værktøjer i brug.

Et godt eksempel på dette er det seminar om vagtplanlægning i strategisk perspektiv, som Danske Regioner og Moderniseringsstyrelsen afholdt d. 22. maj 2019. 115 deltagere fra hele landet gennemgik konkrete initiativer og diskuterede udfordringerne.

Konklusionerne på seminaret var, at:

• Vagtplanlægning kræver et stærkt ledelsesmæssigt fokus på alle niveauer. Der er ikke mange smutveje, men potentialet er stort
• Vagtplanlægning skal koordineres bedre på tværs af faggrupper og afdelinger. Det kræver gennemsigtighed, data og vilje til at gøre op med “historiske” ressourcefordelinger
• Vagtplanlægning bør i højere grad være dynamisk og tilpasses til brugernes/borgernes/patienternes behov og forløb, fremfor at videreføre gamle mønstre.

Hvis du vil læse mere om de regionale tiltag, kan du finde introduktioner, præsentationer og podcasts om vagtplanlægning her. 

Der er et erkendt behov for en stærkere indsats ift. vagtplanlægning og ressourcestyring i de danske kommuner og regioner.

Lad os bruge de australske erfaringer om ændringsledelse til at få arbejdet til at lykkes.

Læs mere: Gennembrud for EG's vagtplanløsning EG Optima

Læs artikel: Intelligent vagtplanlægning vil gøre Danmark sundere

Læs mere: Fleksibel vagtplanlægning og ressourceudnyttelse med EG Optima

• Del