Region Nordjylland slipper endnu en smart robot løs

Små og store robotter vælter ind i administrationen i Region Nordjylland, og nu er Center for Administration, CfA klar med endnu en lille genial løsning.

Kort tid efter Center for Administration, CfA i Region Nordjylland løftede sløret for, hvordan kunstig intelligens står for en stor del af regionens bogføring, er regionen nu klar til at gå live med en opsigtsvækkende software-robot, der kan spare ikke alene Region Nordjylland, men alle landets kommuner og regioner for store mængder administrativt arbejde.

- Kort fortalt handler det gange enkelt om, at vi har udviklet en software-robot, der har automatiseret processen med indtastning af kontonumre fra vores økonomisystem ØS Indsigt til vores lønsystem Silkeborg Data.

Processen kører på kontoplanen for hospitalerne i Region Nordjylland. Hver gang der oprettes en ny kontonummerstreng til en eksisterende eller ny afdeling på hospitalsområdet, indbefatter det et stort indtastningsarbejde i lønsystemet af de nye løn-relaterede kontonumre, som bliver oprettet i økonomisystemet ØS-Indsigt. Alt det er nu automatiseret, forklarer Jesper Kløvborg Laustsen.

Mange timer sparet

Selv om det ikke lyder af meget, er der tale om en meget simpel løsning, der kan spare hundredevis af arbejdstimer for administrationen.

- Udfordringen i dag er, at de konti, som vi løbende opretter i vores økonomisystem, skal overføres manuelt til vores lønsystem. Det indebærer først og fremmest en stor mængde dobbeltarbejde, idet data skal indtastes to gange.

Men nok så vigtigt betyder den manuelle proces, at der er risiko for fejlindtastninger og forsinkelser, så medarbejderne bagefter skal bruge utroligt meget tid på at rede trådene ud og finde ud af, hvad der er gået galt. Der er virkelig vildt meget at spare her, fortæller Jesper Kløvborg Laustsen:

- Umiddelbart er estimatet, at vi vil få frigjort ressourcer svarende til en fuldtidsstilling.

Læs artikel: Kunstig intelligens klarer bogføringen i Region Nordjylland

Robotten bliver sat i gang nu

Region Nordjylland er klar til at gå i drift med løsningen, som har et stort effektiviseringspotentiale, selv om den har været ganske enkel at udvikle.

- Inklusiv den tid, som det har taget os at få gennemgået og kortlagt arbejdsgangene mellem henholdsvis Regnskab og Løn og Personalet, har vi maksimalt brugt to arbejdsdage på at udvikle robotten. Så den har stort set ikke kostet os noget, siger Jesper Kløvborg Laustsen, der mener, at andre offentlige administrationer står med samme udfordring og kan have stor glæde af anvende robotten:

- Vi fik selv ideen, da vi sad og arbejdede med at gennemgå vores fejlkonti samtidig med, at vi blev opmærksomme på, at vi lavede dobbeltindtastning, når det kom til kontonumre. Vi har etableret en fælles administration i regionen. Derfor blev det hurtigt klart for os, at det var helt forkert, at vi inden for den samme administration brugte tid på at indtaste samme data i både økonomisystemet og lønbogholderiet, og så ovenikøbet bagefter skulle kæmpe med rettelser på diverse fejlkonti.

Den samme udfordring har mange regioner og kommuner, og de skal være velkommen til at kontakte mig, hvis de vil have opskriften på vores løsning, siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen:

Læs artikel: AKUT-robot har styr på refusionen fra faglige organisationer

CfA, Center for Administration

Siden oprettelsen i 2007 har Region Nordjylland konstant arbejdet med organisationsudvikling og digitalisering.

– Målet har været og er fortsat, at vi skal have Danmarks bedste administration – og i særdeleshed bedste administrationscenter, siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, der selv i november 2018 blev en del af centerledelsen i Center for Administration.

Læs artikel: Region Nordjylland vil have Danmarks bedste administrationscenter

Læs mere: Digital automatisering med softwarerobotter

• Del