- Øget fokus på procesoptimering og systematisk gevinstrealisering er løsningen, mener senior projektleder Erik S. Andersen, SekkelundAndersen Consulting.
Fælles for alle gevinster er, at de hverken kommer af sig selv eller opstår af sig selv. Foto: Getty Images
Erik er erfaren forretningsrådgiver i spændingsfeltet mellem IT, processer og organisation.
Som senior projektleder har han særlig fokus på, sammen med kunderne, at skabe grundlaget for at kunne gennemføre succesfulde projekter, som samtidigt bliver værdiskabende for den berørte organisation.
Derfor lægger Erik ekstra vægt på kunderne får evalueret og optimeret sine processer, inden at man f.eks. implementerer nye digitale løsninger.
Herudover har Erik stor erfaring med rådgivning indenfor IT-strategi/-Governance, forretningsanalyser, forandringsledelse samt forretningsudvikling gennem anvendelse af IT.
Kompetencerne er etableret på mere end 20 års erfaring med forandrings- og forretningsdrevne It-projekter i såvel den private som offentlige sektor.
Han har en baggrund dels indenfor generel ledelse, og som leder indenfor salg og distribution samt mere end 20 års konsulent- og projektledererfaring fra henholdsvis Time/system, Deloitte, PwC og EG.
I dag driver Erik egen konsulentvirksomhed, SekkelundAndersen Consulting.
Kontakt og følg Erik S. Andersen
Procesoptimering og efterfølgende gevinstrealisering i forbindelse med indførelse af nye digitale løsninger kan frigøre et stort, uudnyttet potentiale på de fleste offentlige arbejdspladser.
Desværre overser det offentlige ofte denne del af digitaliseringsprocessen og går dermed glip af den fulde gevinst.
Ligesom i private virksomheder giver strømlinede arbejdsgange i det offentlige - uanset om det drejer sig om sagsbehandling eller udbringning af ældremad - øget produktivitet, mindre spild, højere medarbejder- og borgertilfredshed og en markant forbedret ROI på it-investeringerne.
Det offentlige, forstået som kommuner, regioner, institutioner, styrelser mv., har i de senere år oplevet et stadig stigende budgetpres, blandt andet affødt af den demografiske udvikling, kombineret med en øget brugerforventning til det offentliges digitale servicetilbud.
Læs artikel: Selvfølgelighedsledelse blokerer for god ledelse
En af måderne at håndtere det stigende økonomiske pres på er, at tænke nyt i de berørte afdelinger og forvaltninger, fx ved at indføre nye digitale løsninger, der understøtter arbejdsgangene bedre end tidligere. Det være sig fx bedre integrationer, intuitive skærmbilleder mv.
I forlængelse heraf er der naturligvis også et ønske om at kunne høste gevinster på baggrund af investeringen i de digitale løsninger og den efterfølgende implementering af løsningerne.
Hvilken type gevinster – kvalitative eller kvantitative – der er målet, herunder også størrelsen af gevinsterne, varierer fra den ene offentlige virksomhed til den anden og afhænger af en lang række praktiske og politiske forhold. Men fælles for alle gevinster er, at de hverken kommer af sig selv eller opstår af sig selv!
Derfor er det heller ikke tilstrækkeligt, at kommunen lader it-leverandøren være den innovative part i et samarbejde. Kommunen må selv være med i opstillingen af de potentielle gevinster, der forventes hentet ved, at man som kunde får skabt det rette grundlag for at kunne implementere en værdiskabende, digital løsning.
Det afgørende er, om man sikrer en optimal udnyttelse af teknologierne. Det kræver en struktureret og systematisk tilgang at implementere en ny digital løsning ”helt i bund” og derved nå frem til ønskesituationen, hvor det er muligt at høste gevinsterne.
Læs artikel: Her er opskriften på guld og grønne skove
Jeg har gennem mange år arbejdet med optimering af den offentlige sektor, og jeg har sammen med kolleger udviklet en både praktisk, inddragende og jordnær metode, som understøttes af en række værktøjer og skabeloner. Metoden er fundamentet for at kunne praktisere gevinstrealisering, som procesoptimering er en nødvendig del af.
Baseret på mine erfaringer fra en række projekter er det faktisk muligt at opnå reelle gevinster gennem en systematisk indsats. Faktisk er det min påstand, at de fleste offentlige virksomheder trods mange års spareøvelser og effektiviseringsbølger stadig kan opnå en markant forbedret effektivitet ved at arbejde struktureret med procesoptimering parallelt med arbejdet med at optimere sine digitale løsninger. Procesoptimeringsarbejdet er kort og godt grundlaget for at kunne arbejde med gevinstrealisering og sikre, at projekterne kommer sikkert i mål.
Det er ikke urealistisk for de fleste kommuner at opnå:
Læs artikel:Business case skal ofte legitimere trufne valg
Alt for ofte ses implementeringer af digitale løsninger desværre foretaget uden egentlig sammenhæng med de overordnede forretningsmål. Det betyder, at organisationen heller ikke anser implementeringen som særlig vigtig, og resultatet kan blive, at alle betragter det som et 'skal-projekt' – altså et projekt, som er besluttet andetsteds uden den store brugerinvolvering og koordinering.
Konsekvenserne er velkendte: et nyt it-system er gjort tilgængeligt, men det er langt fra implementeret! Brugerne har som regel ikke taget systemet til sig, og gevinsterne udebliver. Alle er frustrerede over, at implementeringen ikke har givet de forventede besparelser og/eller effektiviseringer, som var blevet stillet dem i udsigt.
Måske står det næste it-system allerede klar til at skulle implementeres, så skulle du mon overveje en anden tilgang denne gang? En tilgang, hvor det ikke blot handler om at gøre teknologien tilgængelig, men om en forretning, som man ønsker skal forandre sig til det bedre…for alle interessenter!
Lyder situationen velkendt?
Læs mere: Hvem har Danmarks bedste business case?
Download EG's gratis whitepaper Gevinstrealisering i offentlige it-projekter.
