Digitalisering af administrationen handler om mere end effektiviseringer

Når kommunerne sætter strøm til manuelle processer, er det med til at effektivisere arbejdsprocesserne, så opgaverne løses smartere, hurtigere og med færre fejl. Digitaliseringen af administrationen er dog mere end de umiddelbare gevinster.

Læs her om et nyt inspirationskatalog fra KL, der sætter fokus på både de kortsigtede og langsigtede gevinster ved digitalisering af administrationen.

I de senere år er kommunerne kommet langt med digitaliseringen. Det viser erfaringerne fra tidligere analyser bl.a. om automatisering af manuelle processer (RPA) og KL's rådgivningsforløb inden for økonomi samt løn og personale.

Der har derfor været behov for at samle op på de gode digitaliseringstiltag.

Nyt inspirationskatalog på vej

Et nyt inspirationskatalog bygger videre på erfaringerne. Formålet er at skabe yderligere vidensdeling, så kommunerne kan lære af hinandens erfaringer og på den måde fortsætte arbejdet med at skabe en solid og effektiv administration, der fx gør det muligt i endnu højere grad at bruge data på tværs af organisationen.

Inspirationskataloget indeholder 25 cases om digitalisering af den kommunale administration inden for områderne økonomi, løn og personale, it, ejendomsdrift og sekretariatsopgaver.

Områderne er udvalgt, fordi de er ressourcetunge og indeholder flere manuelle processer med dobbeltindtastninger. Her er der potentiale for yderligere digitalisering ved at indføre nye systemer og softwarerobotløsninger eller anvende mobile løsninger til at indberette data direkte ved kilden.

Læs artikel: Sagsbehandlerne er kernen i en succesfuld teknologisk omstilling

Kortsigtede og langsigtede gevinster

Inspirationskataloget viser, at fx digitaliseringen af vagtplanlægningen både giver bedre økonomistyring, da medarbejdernes ressourcer bliver brugt mere optimalt, så udgifter til vikarer bliver holdt nede, og også bedre arbejdsmiljø og tryghed omkring opgaveløsningen til gavn for borgerne.

Ligeledes betyder digitalisering af ejendomsvedligehold en bedre prioritering af ressourcerne og dermed færre akutte reparationer på kommunens bygninger, hvilket giver bedre rammer for udøvelsen af velfærden.

Digitalisering af administrationen handler dog om mere end de umiddelbare gevinster, der viser sig på kort sigt. På lang sigt giver digitaliseringen af administrationen et solidt grundlag for at understøtte velfærdsområderne ved at opbygge et administrativt fundament for bedre styring og udvikling gennem fx kvalificeret ledelsesinformation i realtid, der fremover kan understøtte de strategiske beslutninger i endnu højere grad.

Læs artikel: Jeps, ændringsledelse virker!

Fem fokuspunkter, der optimerer digitaliseringen

Inspirationskataloget indeholder en række tendenser, der viser sig på tværs af casene, og som har betydning for en succesfuld digitalisering af administrationen. Det drejer sig om:

• At der sættes en retning for digitaliseringen, som gør det nemmere at igangsætte og prioritere mellem de forskellige digitaliseringstiltag, der eksisterer.
• At der er klare målsætninger med at digitalisere administrationen, så formålet med digitaliseringen bliver tydeligt og samtidig understøtter, at der kan følges op på gevinsterne.
• At skabe ledelsesmæssig opbakning, hvilket giver mandat til at igangsætte nye digitaliseringsinitiativer og samtidig understøtter, at de digitale løsninger forankres i organisationen gennem bl.a. fastlæggelse af organisering og finansiering.
• At medarbejderne inddrages og omsætter digitaliseringen til egen praksis, så det sikrer, at medarbejdernes behov bliver medtaget, og det fulde potentiale af digitaliseringen bliver opnået.
• At leverandøren eller tekniske eksperter skal inddrages sammen med medarbejderne, så det skaber en kobling mellem de digitale og de faglige kompetencer.

Casekataloget udkommer i starten af september.

Læs mere: Whitepaper – 10 digitale veje til mere effektive botilbud

Læs artikel: Kommunernes tre veje til effektiv drift af sociale tilbud

Læs mere: Se vores tema om effektivisering

• Del