Rambøll: Erfaringer med implementering af digitalt effektmålingsværktøj

Hvad skal man huske på, når man vil implementere et andet effektmålingsværktøj baseret på indikatorer?

digitalisering

Det spørgsmål har Rambøll Management set nærmere på i deres evaluering af Projekt Indikator 2.0, hvor EG implementerede sit indikatormodul i Esbjerg Kommune. 

 Her pegede Rambøll-konsulenterne på mindst fire vigtige opmærksomhedspunkter: 

  • Formål og afklaring  

  • Ledelsens rolle og commitment  

  • Kommunikation, formidling og oversættelse  

  • Uddannelse og træning.  

 1. Formål og afklaring 
En helt grundlæggende erfaring fra implementeringen af Indikator 2.0 i Esbjerg Kommune er, at det er meget vigtigt, at formålet med projektet bliver rigtigt italesat fra start, ligesom det skal fremgå tydeligt for alle relevante aktører, hvad baggrunden for beslutningen om at implementere værktøjet er.   

Det er meget svært at se meningen med og forstå betydningen af den indsats, som skal ydes, ikke mindst i opstartsfasen, hvis ikke både ledere og medarbejdere kan forstå og acceptere opgaven. 

Som Rambøll Management skriver i rapporten "Analyse: Team Onlines Indikatormodul": 

"For nogle medarbejdere kan det være en stor forandring at skulle måle borgernes situation og udvikling med konkrete talangivelser. Mens det for nogle vil være helt naturligt at dokumentere resultaterne af deres arbejde med borgerne, kan det for andre måske virke provokerende eller udfordrende. Derfor er det vigtigt for medarbejderne i organisationen, at de har en klar fornemmelse af, hvorfor man ønsker at styrke dokumentationen af indsatsen."  

Samtidig peger Rambølls analyse på, at lederne spiller en stor rolle med at lægge en klar strategi for arbejdet og kunne præstere en klar plan for, hvordan effektmålingsværktøjet skal anvendes, og hvordan det vil skabe værdi i organisationen. 

2. Ledelsens rolle og commitment  
De medarbejdere og ledere, som Rambøll talte med, understregede vigtigheden af, at ledelsen tager ansvar for implementeringen og de processer, der følger med arbejdet. I analysen skriver Rambøll blandt andet: 

"I interviewene peger ledere og medarbejdere på, at det er centralt, at ledelsen tydeliggør retningen for projektet og implementeringen. Ledelsen skal være med til at sætte perspektiverne for implementeringen af indikatormodulet og gå forrest på både strategisk og operativt niveau, så der sikres opbakning til implementeringen i alle organisationens niveauer. I samme forbindelse nævner både ledere og medarbejdere også, at man bør være opmærksom på, hvordan man samtidig får både myndigheds- og leverandørniveauet omstillet til den nye praksis med fokus på mål, delmål, resultater og indikatorer. Dette skyldes, at samspillet mellem myndighed og leverandør ifølge de interviewede ledere og medarbejdere er et helt centralt element i realiseringen af de positive gevinster, der kan høstes via arbejdet med indikatormodulet og resultatdokumentation." 

Et andet væsentligt element, der gives udtryk for i interviewene, er, at ledelsen har en rolle med hensyn til at give mening til implementeringen og motivere medarbejderne til at arbejde med en ny praksis, som de ikke tidligere har været vant til. De interviewede medarbejdere udtaler netop, at den sociale accept af redskabet styrkes, hvis og når det tydeliggøres, at formålet med resultatmålingerne i sidste ende er at understøtte borgerne i at udvikle sig og få et bedre liv.  

Det fremgår også, at det er afgørende at få rammesat, hvor og hvordan der arbejdes med de forskellige elementer, der relaterer sig til arbejdet med indikatormodulet og resultatdokumentation, herunder også hvilke rum og rammer det forudsætter. Det drejer sig både om rammer med henblik på træning og udvikling i målfastsættelse og anvendelse af den dokumentation, der indsamles. Der peges i den forbindelse på, at ledelsen skal sætte disse rammer og etablere de nødvendige lærings- og træningsrum, så der skabes et udgangspunkt og tidsmæssigt frirum for de medarbejdere, der skal arbejde med indikatormodulet og effektmålingerne.  

Det gælder både i selve implementeringsopstarten og også løbende, så mulighederne for fx nyttiggørelse af dokumentationen indfries. Dette kunne være i form af fælles temamøder eller læringsmøder, hvor medarbejderne reflekterer over deres faglige praksis på baggrund af den dokumentation, der viser borgernes udvikling.  

Interviewdataene viser således, at der også skal lægges vægt på forankring af effektmålingsværktøjet og arbejdet med dette i den organisatoriske praksis.  

3. Kommunikation, formidling og oversættelse  
Ting ta'r tid, siger et ordsprog, og i et implementeringsprojekt er det vigtigt at sætte tid af til kommunikation. Kommunikation skal i denne sammenhæng forstås i bred forstand – det vil sige både formidling af de nye tiltag og metoder og dialog mellem ledere og medarbejdere om formålet med at effektmåle og om, hvordan processen skal forløbe. 

Derfor bør der være en grundig information og introduktion til medarbejderne i opstarten af et evt. projekt med udbredelse af arbejdet med mål, delmål, resultater og indikatorer, ligesom information om fremdrift og status løbende bør informeres til de relevante medarbejdere, der er involveret i arbejdet med indikatormodulet.  

4. Uddannelse og træning 
Både ledere og medarbejdere i Esbjerg Kommune fremhæver undervisning og træning af både ledere og medarbejdere som en væsentlig forudsætning for en vellykket implementering. I opstartsfasen er det vigtigt at undervise medarbejderne i, hvordan man opstiller tydelige og målbare mål for indsatsen. Men der er også behov for løbende undervisning, så medarbejdere opnår et godt kendskab til arbejdet med indikatormodulet og effektmåling og dermed får de bedste forudsætninger for at dokumentere og arbejde fokuseret med borgernes udvikling.  

De interviewede medarbejdere og ledere udtrykker dog også et behov for uddannelse af ledelsen, så de rustes til at arbejde med dokumentationen.  

"Det er vigtigt, at ledelsen klædes på til at varetage de forskellige roller, der kræves af dem i arbejdet med resultatdokumentation og styring på baggrund af resultater", hedder det i Rambølls analyse.