Fælleskommunalt proceskursus skabte sammenhold

I foråret 2016 var det Nordsjællandske Digitaliseringssamarbejde på udkig efter en proceskonsulent-uddannelse, som de syv kommuner kunne købe ind i fællesskab. Målet var at få etableret en væsentligt stærkere vidensbase, der kunne sikre større gevinstrealisering i de digitale implementeringsprojekter end hidtil.

Jakob Scheel Theisen

- Udviklingen i forhold til særligt automatisering og stigende kompleksitet i vores systemlandskab gør det nødvendigt at øge fokus endnu mere på systematisk kortlægning af fagområdernes arbejdsgange, mener digitaliseringskonsulent Jakob Scheel Theisen, Helsingør Kommune. Foto: Privat

Proceskursus: Bag ønsket om en fælles uddannelse lå en fælles erkendelse af, at kravene til den enkelte medarbejders evner til at håndtere digitalisering og transformation af processer er eksploderet i den offentlige sektor. Konstant forandring er et vilkår og digitaliseringsprojekter ruller ind over kommunerne som tsunamier.

SamfundsDesign har talt med digitaliseringskonsulent Jakob Scheel Theisen, Helsingør Kommune, for at høre om hans erfaringer med kursusforløbet.

Hvad var baggrunden for, at I gik i markedet for kurser?

Der er hovedsageligt to grunde. Lige siden de første syv kommuner begyndte et uformelt samarbejde, der siden blev til Nordsjællands Digitaliseringssamarbejde, har fælles kompetenceudvikling og videndeling været et centralt ben i vores målsætning om bedre at kunne forretningsunderstøtte vores fagområder i kommunerne, særligt i forhold til de stigende kompetencekrav den ambitiøse målsætning i Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, Monopolbruddet og Rammearkitekturen sætter os over for.

Fælles værktøjer og metoder giver os et godt grundlag for at køre fælles projekter og udbud og i det hele taget for at lære af hinandens erfaringer.

I Helsingør Kommune havde vi taget første skridt i forhold til at få udannet en række proceskonsulenter uanset om andre af kommunerne ønskede at være med eller ej. Vi har hele tiden haft fokus på processer, men vi kan se, at udviklingen i forhold til særligt automatisering og i det hele taget stigende kompleksitet i vores systemlandskab gør det nødvendigt at øge fokus endnu mere på systematisk kortlægning af fagområdernes arbejdsgange.

Hvilke kriterier brugte I, da i udvalgte jeres kursuspartner?

Indholdet var selvfølgelig det væsentligste kriterie. Men vi lagde mindst lige så meget vægt på, at underviser er en konsulent, der til dagligt arbejde med forandringsledelse for en virksomhed, der har stor indsigt i, hvordan kommunerne fungerer i dagligdagen. Procesarbejde handler rigtig meget om metode og ”hands on” praktik, og derfor har vi været meget tilfredse med at samarbejde med en af de leverandører vi også samarbejder med i andre henseende frem for et decideret uddannelseshus.

Hvilke mål har I for de færdiguddannede proceskonsulenter?

Målsætningen er selvfølgelig, at konsulenterne kommer ud over rampen og får brugt og introduceret værktøjerne for forretningen, så vi i samspil kan gå mere systematisk til værks, når det kommer til tværgående kortlægning og udvikling af vores mange interne og borgerrettede processer.

Det skal gerne være den standardmetode, der anvendes i forbindelse med større it-projekter. Men vi er heller ikke blåøjede i forhold til, at metodestandardisering kan være svært at opnå i en relativt decentraliseret organisation som vores.

Netop derfor er brugen af de deciderede procesværktøjer faktisk kun en del af den samlede målsætning. Vi er meget bevidste, om hvor udfordrende en disciplin forandringsledelse er. Vores målsætning er derfor lige så meget at blive bedre til at sælge budskabet om formålet med procesudvikling som selve modningen af vores procesarbejde er. 

Har I sat succeskriterier op for indrulleringen af proceskonsulenter fx i Helsingør Kommune?

Her kan jeg ikke svare på vegne af ledelsen, eftersom det i høj grad også handler om, at forretningen accepterer den måde, vi ønsker at arbejde på. Men det er et grundlæggende succeskriterie, at vi kan se en effekt af indsatsen. Effekten skulle gerne bl.a. være bedre funderede business cases, øget gevinstrealisering og mere smidig og hurtig implementering af nye løsninger.

Hvordan vil I sikre jer, at man kommer i gang "for alvor" ude i kommunerne?

I de fire kommuner, der har gennemført forløbet, har vi bl.a. valgt at gøre det sammen, netop for at understøtte, at vi for alvor kommer i gang. Vi er i højere grad begyndt at se hinanden som kollegaer på tværs Det er en stor styrke at have nogen at sparre med, der står med de samme udfordringer, som man selv gør, særligt for proceskonsulenterne i de mindre kommuner. På den måde holder vi lidt hinanden op på, at der løbende skal følges op på forankringen af metoderne, hvis det skal gøre en forskel på sigt.

Helt konkret planlægger vi at følge op med en fælles ”erfaringsworkshop” med underviser om et halvt år for at evaluere på, hvordan det går. Så vi kan sætte ind med nogle konkrete forbedringstiltag, hvis der er behov for det. Derudover drøfter vi løbende muligheden for at følge op med endnu et hold, men lige nu er fokus på at komme i gang med metoderne, og så må vi se, hvor det bærer os hen fremadrettet.

Kompetencegivende uddannelse
Kursusforløbet, som Nordsjællands Digitaliseringssamarbejde valgte, fokuserer blandt andet på emner som procesoptimering, gevinstrealisering, forandringsledelse og kommunikationspsykologi.

Kursusleverandøren har et samarbejde med Ledelsesakademi Syd/Vest i Esbjerg, så deltagerne kunne vælge at afslutte forløbet med en officiel eksamen med ekstern censor med udgangspunkt i den afsluttende opgave på uddannelsen. 

P.S. Efter gennemført uddannelse gik ni af kursisterne fra de fire kommuner til eksamen med ekstern censor i faget Forandringsledelse - og de endte med et gennemsnit på 10,1.