Organisatorisk implementering– et fundament for mere succesfulde it-projekter!

EG A/S og KOMBIT A/S indgik for et par år siden en aftale om udvikling og implementering af Kommunernes Ydelsessystem (KY), som skal udrulles til samtlige 98 danske kommuner.

professionelle_servicefag_JA_COLOURBOX1123656.jpg

Ud over de tekniske og funktionelle krav, som KOMBIT på kommunernes vegne stiller til KY-løsningen, har KOMBIT også stillet krav om at gennemføre et spor for Organisatorisk implementering (OI).

Dette spor omfatter alle procesmæssige og organisatoriske discipliner inden for planlægning, gennemførelse og opfølgning på implementeringen af KY, herunder at sikre, at de forventede gevinster også faktuelt kan blive høstet efter implementeringen.

I forsommeren 2015 nedsatte EG Citizen Solutions derfor et team af eksperter for at planlægge og gennemføre OI-sporet i et tæt samarbejde med KOMBIT. Os bekendt har der ikke tidligere været stillet så klare krav til en leverandør vedrørende den organisatoriske implementering af en offentlig it-løsning.

EG's Management Consulting-team har gennem mange år udviklet og løbende forbedret metoder og især værktøjer til at sikre, at de kunder, som ønsker et forandringsprojekt i forbindelse med en it-implementering, kan få deres projekt gennemført med udgangspunkt i vores forretningsmæssige tilgang.

I forbindelse med udviklingen af værktøjer er mange af disse værktøjer blevet indlejret i EG's projektmodel, ODM-metodens Business Analysis-fase, og denne værktøjskasse anvendes i stort omfang på mange af de projekter, som EG leverer. Så intet var mere naturligt i KY-projektet end at tage udgangspunkt i denne ODM-værktøjskasse og bruge alle de relevante værktøjer, som kunne give mening og værdi i forbindelse med en implementering af et offentligt it-projekt! Heldigvis kunne mange af værktøjerne anvendes og sættes i den direkte kontekst i KY-projektet. Derudover har vi videreudviklet nogle af værktøjerne med de særlige karakteristika, som præger den offentlige dagsorden, fx mestring af forandringsledelse og udførelse af praktisk gevinstopfølgning.

Eksempler på værktøjer
Som eksempler på nogle af de værktøjer, vi har beskrevet, kan nævnes:

  • Idealisering af processer 
  • Konsolideret gevinstrealiseringsplan.

Idealisering af processer
For at en it-implementering ikke bare skal blive et teknologisk løft med begrænset gevinst til følge, bør man ved it-implementeringer benytte lejligheden til at få kigget sine arbejdsgange/processer og organiseringen omkring disse grundigt igennem. Den forbedring, som kan skabes fra den nuværende situation og til en ønsket, fremtidig situation, er grundlaget for forandring, dvs. fx få reduceret overarbejdsmængden, få fordelt opgaverne bedre, få reduceret sagsbehandlingstiden, eller hvad der må være i fokus i den pågældende kommune. Det er her, begrebet idealisering kommer i spil.

Idealisering er en af de mange aktiviteter, som kan understøtte forandringsledelsen i et projekt – ved at den forandring, der arbejdes med, synliggøres meget tydeligt. De involverede medarbejdere får en viden om, hvor og hvordan forbedringen finder sted, og de kan på mange måder identificere sig med, hvad der skal ske – for at kunne høste gevinsten. 

Konsolideret gevinstrealiseringsplan
Når arbejdet med idealiseringen er ved at være gennemført, vil der typisk være en liste af forbedringsforslag eller initiativer – både it-relaterede (teknologiske) og ikke-it-relaterede (organisering/arbejdsgange) – der kan igangsættes. Udfordringen er her at vælge de initiativer, som giver størst mulig effekt – med mindst mulig indsats!

For at få det fulde overblik – og dermed undgå konflikter i implementeringen – læses forbedringsforslagene over i den konsoliderede gevinstrealiseringsplan. Den rummer beskrivelser og vurderinger af forbedringsforslagene, som nu skal kvantificeres og kvalificeres yderligere, således at det bliver muligt at foretage en egentlig prioritering imellem forslagene. Prioriteringen kan foretages ud fra ønsker i forhold til den rette timing for at realisere en konkret gevinst – eller et andet kriterium for prioritering.

Det er her vigtigt, at projektgruppen har bearbejdet alle forslagene, at de er vurderet og prioriteret, og at der er konsensus om, hvilke forslag der skal gøres noget ved på den korte bane, den mellemlange bane og den lange bane. På den måde skabes grundlaget for den efterfølgende eksekvering – og dermed gevinstrealisering, når ellers eksekveringsarbejdet følges op af projektleder, styregruppe mv.*

Kommunernes værktøj
Vi har beskrevet samtlige værktøjer meget grundigt og vejledende, da det er KOMBITs ønske, at kommunerne selv skal kunne drive og gennemføre implementeringen af KY. Det har naturligvis stillet særlige krav til detaljerede og pædagogiske formuleringer mv. i materialet.

Hele denne jordnære tilgang med praktiske værktøjer er summeret ind i en såkaldt Implementeringshåndbog, som nu er kommunernes "grønspættebog" ud i at implementere et succesfuldt it-projekt. Men OI er mere og andet end "blot" metode- og værktøjsbeskrivelse, idet KOMBIT også har stillet krav om, at EG skulle forberede og beskrive forandringsledelsesværktøjer som parathedsanalyse og udvikle et helt nyt uddannelseskoncept, ud over at vi også har lavet et komplet, pakkebaseret ydelseskatalog, som kommunerne kan købe ind fra – afhængigt af hvor godt de selv føler, at de er i stand til at forestå implementeringen af KY. Så her kan EG naturligvis også hjælpe kommunerne.

Læs mere
I november 2016 blev metode, koncepter og værktøjer præsenteret for samtlige danske kommuner på fire netværksmøder.

Implementeringshåndbog for Kommunernes Ydelsessystem