Hvert år bruger kommunerne millioner af kroner på digitale lønsystemer, der skal sikre, at deres medarbejdere får udbetalt korrekt løn til tiden. EG er en af de største leverandører af lønsedler og udsender hver måned ca. 500.000 lønsedler, fortrinsvis til ansatte i regioner og kommuner.
Rasmus Dalby har bred erfaring med levering, drift og support af it-systemer i den offentlige og finansielle sektor. Rasmus lægger vægt på en god kundeoplevelse og høj driftseffektivitet i de leverede it-services understøttet af en kompetent og kundeorienteret support.
Det er Rasmus' oplevelse, at det i en dagligdag, hvor it er blevet en kritisk del af det daglige arbejde hos både offentlige og private virksomheder, er vigtigt, at man som leverandør tager ansvar og sikrer kunderne effektive og brugbare værktøjer, der understøtter forretningen bedst muligt.
Rasmus sidder i dag som en del af virksomhedsledelsen i EG Silkeborg Data, hvor han har ansvaret for kernesystemerne i Silkeborg Løn. Silkeborg Løn er en løn-, HR- og vagtplanlægningsløsning, som udbydes til offentlige institutioner – primært kommuner og regioner.
Kontakt og følg Rasmus Dalby
Derfor skærer det en smule i hjertet, når LO og FTF har spurgt deres 1,5 millioner medlemmer, og når frem til to konklusioner:
1. Ni ud af 10 medlemmer stoler på deres lønseddel.
2. Det burde de ikke gøre, for halvdelen af de medlemmer, som har tjekket deres lønseddel, har fundet fejl i fx timer, løn, tillæg, ferie og pension.
Den første konklusion på undersøgelsen, der er foretaget af Opinion i forbindelse med en løntjek-kampagne, er naturligvis fin nok. For lønberegning og lønudbetaling er en ekstrem vanskelig i overvældende grad har tillid til deres lønseddel.
Den anden konklusion er derimod tæt på katastrofal. At hver anden lønseddel indeholder fejl. For lønmodtagerne skal naturligvis kunne stole på, at de får udbetalt den løn, som de har krav på og aftalt med deres arbejdsgiver.
Så som leverandør melder 1.000 kroner-spørgsmålet sig naturligvis: Er det lønsystem, vi leverer, godt nok, når så mange lønmodtagere finder fejl på deres lønseddel? Lønudbetaling indeholder mange parametre og derfor også mange mulige fejlkilder. Der skal tages højde for et stort antal overenskomster, lokalaftaler, tidsregistreringer, arbejdstidsregler m.m.
Den nemme udvej er naturligvis at sige, at systemet virker, og lønmedarbejderne fejler. Men så simpelt kan man ikke stille problemet op.
Der er flere årsager til, at en medarbejder kan ende med at stå med en lønseddel, som indeholder fejl:
På leverandørsiden kan der være fejl i selve softwaren, som beregner lønnen. Det kan både være en decideret fejl, som giver en forkert beregning, men det er også muligt, at regler og lovgivning er tolket forskelligt hos kunde og leverandør.
I disse tilfælde kan det være nødvendigt at konsultere fx KL eller Danske Regioner for at sikre den rette implementering af reglerne i lønsystemet.
Til trods for, at leverandørerne arbejder på at digitalisere så mange arbejdsprocesser som muligt, baseres lønberegning stadig på en stor mængde manuelt indtastet data.
Hos arbejdsgiveren er det naturligvis altid en fejlkilde, fordi det er, ja, menneskeligt at fejle. Hvis der er indtastet et forkert tal, så regner lønsystemet videre på det tal.
Her arbejder vi som leverandører med løsninger, hvor visse felter fx skal valideres, så man ikke kan sætte kommaer forkert, skrive bogstaver, hvor der skal stå tal osv. Men er der tastet et forkert beregningsgrundlag ind, kan det give en fejlbehæftet løn.
Når der er fejl i lønsedler, er det for mange arbejdsgivere svært at få rettet og korrigeret lønudbetalingen hurtigt. Som LO og FTF påpeger, er det jo typisk først, hvis lønmodtageren tjekker sin lønseddel, at fejlen bliver opdaget. Og når fejlen skal rettes, kan mange lønsystemer ikke håndtere straksrettelser, eller – endnu værre – fejlen bliver rettet på lønkontoret, men fører til en anden fejl, som ikke opdages, før lønmodtageren står med næste måneds lønseddel – og igen oplever at få den forkerte løn.
For at give vores kunder en mulighed for at undgå ovennævnte situation har vi udviklet en digital løsning, som kan simulere, hvordan en lønseddel ville se ud med en række givne ændringsønsker.
På denne måde kan lønkonsulenter hos vores kunder kvalitetssikre deres eget arbejde, inden de committer deres ændringer til den endelige lønkørsel.
Derudover kvalitetssikrer vi vores lønkørsler med både automatiske og manuelle kontroller. Det er et område, som er uhyre vigtigt, og som vi kontinuerligt arbejder på at forbedre, så vi systemmæssigt kan fange så mange mulige fejlindtastninger som muligt, inden de går til løn – og gerne i indtastningsøjeblikket – men som et minimum i forbindelse med lønkørslen.
Ud over det store spørgsmål "hvorfor er der fejl?" melder sig et lige så vigtigt spørgsmål: "Hvordan undgår vi fejl?". Svaret er – desværre – at vi kan nedbringe antallet af fejl drastisk, men vi kan aldrig sikre, at alle lønsedler er 100 % korrekte.
Arbejdsgivere kan have forskellig opfattelse af, hvordan en overenskomst skal fortolkes, der kan være uenighed om timer og tidspunkter for arbejdet, og der kan være sket fejlindtastninger både fra lønmodtagers og arbejdsgivers side.
Set fra en leverandørs synspunkt er målet derfor at sikre, at løsningerne generelt bevæger sig i en retning, hvor så lidt som muligt baseres på manuel indtastning, og der, hvor det er nødvendigt, skal valideringen af det indtastede være så 'finmasket' som muligt.
Dette er en kompleks opgave, som kræver medvirken fra alle parter, både lønmodtager, arbejdsgiver og leverandør. Og uanset hvad, så er det altid en god ide at tjekke sin lønseddel!
Af: Per Roholt
Af: Per Roholt
Af: Gry Hasselbalch og Pernille Tranberg
