
I uge 46 og 47 gennemfører fagforeningerne det årlige tjek af lønsedler. I år er der fokus på sygehusenes lønsedler. Foto: Colourbox
Hvorfor er der stadig noget at komme efter, når lønsedlerne tjekkes?
I uge 46 og 47 gennemfører fagforeningerne det årlige tjek af lønsedler. I år er der fokus på sygehusenes lønsedler. Foto: Colourbox
Siden jeg afsluttede min uddannelse som journalist fra Danmarks Journalisthøjskole i 1986, har jeg erhvervet mig en bred erfaring med forretningsudvikling, kommunikation og marketing, samt organisation og ledelse på både strategisk og operationelt niveau i privat og offentligt regi.
Jeg arbejder for EG, det offentlige Danmarks mest værdifulde samarbejdspartner, fordi vi tager medansvar for at udvikle den offentlige velfærd gennem digitalisering.
Som redaktør for SamfundsDesign er jeg altid på udkig efter spændende, vedkommende relevante historier om digitalisering af det offentlige Danmark. Så kontakt mig, hvis du sammen med os vil være med til at forankre den digitale forandring, der skal sikre velfærdssamfundet – og når vores børn bliver forældre.
Kontakt og følg Per Roholt
Hvert år bruger kommuner og regioner millioner af kroner på digitale lønsystemer, der skal sikre, at deres medarbejdere får korrekte lønsedler og den rigtige løn udbetalt til tiden.
Og hvert år gennemfører de faglige organisationer som LO og FTF store lønkampagner for at tjekke op på, at det faktisk sker. Og selvom det lyder selvmodsigende, giver det god mening.
EG er en af de største leverandører af lønsedler og udsender hver måned ca. 500.000 lønsedler – fortrinsvis til ansatte i regioner og kommuner.
Derfor skærer det en smule i hjertet, når LO og FTF har spurgt deres 1,5 millioner medlemmer og når frem til to konklusioner:
Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem
Den første konklusion på undersøgelsen, der er foretaget af Opinion i forbindelse med en løntjekkampagne i 2016, er naturligvis fin nok – at lønmodtagerne i overvældende grad har tillid til deres lønseddel. For lønberegning og lønudbetaling er en ekstremt vanskelig opgave.
Den anden konklusion er derimod tæt på katastrofal. At hver anden lønseddel indeholder fejl. For lønmodtagerne skal naturligvis kunne stole på, at de får udbetalt den løn, som de har krav på og har aftalt med deres arbejdsgiver.
Så hvorfor opstår fejlene? Lønudbetaling indeholder mange parametre og derfor også mange mulige fejlkilder. Der skal tages højde for et stort antal overenskomster, lokalaftaler, tidsregistreringer, arbejdstidsregler m.m.
Den nemme udvej er naturligvis at sige, at systemet virker, og lønmedarbejderne fejler. Men så simpelt kan man ikke stille problemet op.
Der er flere årsager til, at en medarbejder kan ende med at stå med en lønseddel, som indeholder fejl:
På leverandørsiden kan der være fejl i selve softwaren, som beregner lønnen. Det kan være en decideret fejl, som giver en forkert beregning, men det er også muligt, at regler og lovgivning er tolket forskelligt hos kunde og leverandør.
I disse tilfælde kan det være nødvendigt at konsultere fx KL eller Danske Regioner for at sikre den rette implementering af reglerne i lønsystemet.
Læs artikel: Løntjek giver Kevin 54.000 ekstra
Til trods for at leverandørerne arbejder på at digitalisere så mange arbejdsprocesser som muligt, baseres lønberegning stadig på en stor mængde manuelt indtastede data.
Hos arbejdsgiveren er dette naturligvis altid en fejlkilde, fordi det er menneskeligt at fejle. Hvis der er indtastet et forkert tal, regner lønsystemet jo videre på dette forkerte tal.
Her arbejder leverandørerne med løsninger, hvor visse felter fx skal valideres, så man ikke kan sætte kommaer forkert, skrive bogstaver, hvor der skal stå tal osv. Men er der tastet et forkert beregningsgrundlag ind, kan det give en fejlbehæftet løn.
Når der er fejl i lønsedler, er det for mange arbejdsgivere svært at få rettet og korrigeret lønudbetalingen hurtigt.
Som LO og FTF påpeger, er det jo typisk først, hvis lønmodtageren tjekker sin lønseddel, at fejlen bliver opdaget.
Og når fejlen skal rettes, kan mange lønsystemer ikke håndtere straksrettelser, eller – endnu værre – fejlen bliver rettet på lønkontoret, men fører til en anden fejl, som ikke opdages, før lønmodtageren står med næste måneds lønseddel – og igen oplever at få den forkerte løn.
For at give lønmedarbejderne en mulighed for at undgå ovennævnte situation har fx EG udviklet en digital løsning til sit lønsystem SD Løn, som kan simulere, hvordan en lønseddel vil se ud med en række givne ændringsønsker.
På denne måde kan lønkonsulenterne kvalitetssikre deres eget arbejde, inden de gennemfører deres ændringer til den endelige lønkørsel.
Derudover kvalitetssikres lønkørsler med både automatiske og manuelle kontroller. Det er et område, som er uhyre vigtigt, og som løbende optimeres, så lønsystemet selv kan fange så mange fejlindtastninger som muligt, inden de går til løn – og gerne i indtastningsøjeblikket – men som minimum i forbindelse med lønkørslen.
Læs artikel: Seks tips til at undgå lønrod
Ud over det store spørgsmål "Hvorfor er der fejl?" melder sig et lige så vigtigt spørgsmål: "Hvordan undgår vi fejl?". Svaret er – desværre – at vi kan nedbringe antallet af fejl drastisk, men vi kan aldrig sikre, at alle lønsedler er 100 % korrekte.
Arbejdsgivere kan have forskellig opfattelse af, hvordan en overenskomst skal fortolkes, der kan være uenighed om timer og tidspunkter for arbejdet, og der kan være sket fejlindtastninger både fra lønmodtagers og arbejdsgivers side.
Set fra en leverandørs synspunkt er målet derfor at sikre, at løsningerne generelt bevæger sig i en retning, hvor så lidt som muligt baseres på manuel indtastning, og dér, hvor det er nødvendigt, skal valideringen af det indtastede være så 'finmasket' som muligt.
Dette er en kompleks opgave, som kræver medvirken fra alle parter, både lønmodtager, arbejdsgiver og leverandør. Og uanset hvad, er det altid en god idé at tjekke sin lønseddel!
Læs artikel: DR: Undgå at blive snydt: Lær din lønseddel at kende
Læs mere: Tjek din lønseddel
Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem