1/5 af medarbejderes tid går med at finde informationer, de allerede har

Big data er fyldt med muligheder – men den menneskelige hjerne er ikke en analytisk motor – og derfor kan de mange informationer, som skabes og lagres hver dag, betyde, at medarbejdere bruger op imod en hel dag om ugen bare på at finde informationer frem.

1.5 af medarbejderes tid går med at finde informationer, de allerede har

Mange offentlige virksomheder er opmærksomme på, at sociale og digitale medier kan være en stor tidsrøver på arbejdspladsen – men medarbejdere, som ikke kan finde informationer, kan vise sig at være et lige så stort problem.

For mens mængden af anvendelige informationer hele tiden stiger, bliver de sjældent organiseret, så de er nemme at finde igen.

Medarbejdere får "information overload"
Når ledelsen i kommunen fx fokuserer på, hvilke fordele der kan opnås ved, at sagsbehandlerne anvender data, bliver de nødt til samtidig at overveje den trussel mod effektiviteten, den stigende mængde information repræsenterer.

Den almindelige medarbejder er nemlig ikke i stand til, på samme måde som analyseværktøjer, at gennemsøge og finde relevante informationer på et splitsekund. Derfor betyder det større udbud af informationer ganske simpelt, at mange medarbejdere lider af "information overload" – mængden af informationer er simpelthen for stor til, at de kan håndtere den effektivt.

Fænomenet kan ledes direkte tilbage til fordoblingsraten for data. De fleste udregninger viser, at mængden af data, som produceres af fx en privat virksomhed, fordobles hver 18. måned. Eller sagt på en anden måde: Hvis du ved starten af årtusindet havde nok information i din virksomhed til at fylde 100 bøger, vil du i 2017 have mere end 200.000 bøger stående i samme reol. Det betyder ifølge Google, at medarbejdere spilder op imod 9,5 time om ugen på at genfinde informationer. De kan ganske simpelt ikke huske, om informationerne ligger i den ene eller anden mappe, om det var en e-mail fra en kollega eller en PowerPoint-præsentation fra et oplæg til en konference.

Informationshåndtering bliver en konkurrenceparameter
Langt de fleste arbejdspladser vil fortsætte med at producere flere data – digitaliseringen er kommet for at blive. Så hvordan sikrer du, at dine medarbejdere kan navigere effektivt igennem informationsstrømmene og samtidig formår at hjælpe din organisation med at høste gevinsterne af den øgede indsigt?

Det bliver en af de helt store udfordringer for de offentlige virksomheder, der skal fungere i en verden, hvor det ikke er manglen på viden, men i stedet hvordan du håndterer og arbejder med den, som kan vise sig at blive en betingelse for den offentlige sektors eksistensberettigelse.